KEADMINISTRASIAN DAN SURAT MENYURAT
BERPRINSIP ESQ BAGI ORGANISASI KEMAHASISWAAN
oleh:
Muchamad Fauzan, M. Pd
Abstrak:
Sebuah perguruan tinggi hendaknya tidak memperhatikan
kebutuhan kompetensi akademis mahasiswa saja, tetapi juga pembinaan karakternya
agar mahasiswa menjadi lulusan yang siap secara akademis dan berkarakter.
Dengan penyisipan dan pengintegrasian pemahaman dan penguasaan keadministrasian
dan surat-menyurat berprinsip ESQ, mahasiswa STAIN Pekalongan diharapkan dapat menjalankan
keorganisasian dengan baik dan benar sekaligus menjadi aktivis yang
berkarakter. Karena kegiatan pelatihan keadministrasian dan surat-menyurat berprinsip
ESQ ini merupakan sebuah metode dan
konsep pelatihan keadministrasian dan surat-menyurat yang melibatkan
pembangunan kecerdasan emosional spiritual (ESQ) mahasiswa.
Kata Kunci: Keadministrasian, Administrasi
Organisasi Kemahasiswaan, dan Surat-menyurat.
A.
Latar Belakang Masalah
Mahasiswa adalah subjek didik di perguruan tinggi.
Sebagai subjek didik mereka memiliki kewajiban dan hak yang harus dijalankan.
Mereka memperoleh kebebasan mimbar akademik secara bertanggung jawab dan
memperoleh pelayanan di bidang akademik, administrasi, dan kemahasiswaan.
Khusus di bidang pelayanan kemahasiswaan, perguruan tinggi akan melakukan pembimbingan
seluruh kegiatan mahasiswa sebagai peserta didik selama dalam proses pendidikan
termasuk pengembangan organisasi kemahasiswaan. Dengan demikian, pembimbingan
organisasi kemahasiswaan mempunyai peran yang strategis dalam membangun
keilmuan, kepribadian, dan kemandirian mahasiswa.
Kemudian, organisasi kemahasiswaan sebagai ajang, wadah,
atau tempat dimana kegiatan mahasiswa itu berlangsung menuju sasaran yang
ditetapkan membutuhkan adanya manajemen administrasi. Karena manajemen keadministrasian
adalah ibarat softwarenya organisasi. Sebuah organisasi tanpa administrasi yang baik dan benar akan
membuat jalannya organisasi menjadi tidak teratur dan akhirnya tujuan
organisasi tidak tercapai.
Menyadari akan arti penting dan manfaatnya memahami
keadministrasian bagi penyelenggaraan organisasi kemahasiswaan, maka perlu diberikan
asupan materi mengenai keadministrasian khususnya bagi pelaksana harian
organisasi seperti ketua, sekretaris, dan bendahara lembaga kemahasiswaan di
STAIN Pekalongan. Hal inilah yang disadari benar oleh teman-teman HMPS PAI
sehingga mereka memandang perlu diadakan kegiatan pelatihan keadministrasian
bagi aktivis kampus STAIN Pekalongan dengan mengundang pemateri yang akan
menguraikan hal-hal terkait dengan keadministrasian. Salah satu yang diminta
menjadi pemateri adalah saya.
Senada dengan pemikiran di atas, saya ingin kegiatan
pelatihan ini tidak hanya berpengaruh dari sisi keilmuan, melainkan mereka pun
akan menjadi lebih baik pada sisi spiritual. Melalui acara pelatihan
administrasi ini tentu diharapkan semua Ketua, Sekretaris, dan Bendahara serta
anggota pada Lembaga Kemahasiswaan di STAIN Pekalongan akan dapat menjalankan
fungsinya dengan baik sehingga jalannya organisasi kemahasiswaan baik itu BEM,
HMJ, HMPS, dan UKM dapat berjalan dengan teratur dan lebih tertata rapi serta
tujuan organisasi pun tercapai. Oleh karena itu, salah satu bentuk konkret
utnuk mewujudkan impian saya, mahasiswa perlu diberikan pembinaan dan bimbingan
mengenai manajemen keadministrasian berbasis spiritual (Spiritual
Management) dalam melakukan aktivitasnya.
Dalam makalah ini akan disajikan tinjauan konsep dan
praktik keadministrasian dan surat-menyurat berprinsip ESQ dan sedikit mengenai
TOR (Term of Reference) yang diharapkan bermanfaat bagi keberlangsungan pengembangan organisasi kemahasiswaan di STAIN Pekalongan.
B.
Arti Penting Administrasi
1.
Pengertian Administrasi
Istilah Administrasi secara harfiah berasal dari bahasa yunani
“ Ad Ministrare “ yang artinya Ad = pada , Ministrare = melayani, maka
administrasi berarti memberikan pelayanan. Kemudian dalam bahasa Belanda “Administratie” diartikan segala kegiatan
yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat
(korespondensi), kearsipan, agenda ( pekerjaan-pekerjaan tata usaha kantor).
Dan dalam bahasa inggris “administration”,
yang berarti: tata usaha, pemerintahan, pelaksanaan, pemberian, atau
pengambilan.
Sedangkan secara istilah, administrasi diuraikan secara
berbeda oleh beberapa ahli, tetapi makna yang terkandung secara garis besar
tidak terdapat perbedaan. Berikut ini pengertian
dan definisi administrasi menurut beberapa ahli:
a.
ULBERT: Administrasi secara sempit didefinisikan sebagain penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal
dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali
baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini
lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha.
b.
WH EVANS: Administrasi
adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap
operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan
ingatan organisasi.
c.
ARTHUR GRAGER: Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat suatu organisasi.
d.
WILLIAM LEFFINGWELL dan EDWIN ROBINSON: Administrasi adalah
cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran
secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.
e.
GEORGE TERRY: Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan demikian, administrasi pada
intinya melingkupi seluruh kegiatan dari perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan hingga pengendalian dan penilaian sekelompok orang yang memiliki diferensiasi
pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama.
Atau pendeknya, administrasi merupakan proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. .
Atau pendeknya, administrasi merupakan proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. .
2.
Pentingnya Keadministrasian dalam Organisasi
Kemahasiswaan
Sebagaimana yang kita pahami bersama bahwa administrasi
merupakan hal yang penting dalam jalannya sebuah organisasi . Administrasi yang
baik dan benar akan membuat jalannya organisasi menjadi lebih teratur sehingga
tujuan organisasi dapat dicapai.
Keadministrasian dalam organisasi dimaksudkan untuk menjamin
penyelenggaraan kerja berlangsung dengan sebaik-baiknya, dalam arti agar
orang-orang yang menyelenggarakan kerja
melaksanakan kewajibannya dengan tenang, merasa
dirinya aman, dan teratur. Maka manajemen keadministrasian
ibarat software dan hardwarenya adalah organisasi, yaitu ajang, wadah/tempat
dimana kerja itu berlangsung menuju sasaran yang ditetapkan.
Selanjutnya, pengelolaan fungsi-fungsi administrasi pada
suatu Organisasi seperti DEMA STAIN
Pekalongan sebagai miniatur pemerintah pusat yang membawahi sejumlah pemerintah
provinsi dan daerah (HMJ, HMPS, dan UKM) sangatlah membutuhkan pedoman standar
keadministrasian yang menjadi rujukan dasar dan tata cara pelaksanaan sehingga koordinasi dan sinkronisasi di
bidang Administrasi Organisasi Kemahasiswaan STAIN Pekalongan dapat
terselenggara dengan tertib dan teratur.
3. Administrasi Kesekretariatan dan Cakupannya
Administrasi kesekretariatan adalah segenap proses
penyelenggaraan aktivitas kesekretariatan yang benar-benar berfungsi sebagai
tempat dan pusat aktivitas dari sebuah Organisasi.
Dari pengertian tersebut mencakup beberapa keadministrasian, antara lain:
a.
Kesekretariatan,
Administrasi Kesekretariatan merupakan bagian dari
administrasi Organisasi, yaitu sebagai unit tugas yang penyelenggarannya
diserahkan kepada bidang Sekretaris. Untuk menyelenggarakan administrasi Organisasi
dengan efektif, diperlukan suatu tempat
tertentu sebagai tempat pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan Organisasi. Tempat penyelenggaran
Administrasi sebuah Organisasi dinamakan Sekretariat.
Usaha penyelenggaran administrasi Kesekretariatan
bertujuan agar Sekretariat Organisasi benar-benar dapat berfungsi sebagai
Sekretariat Organisasi, yaitu:
1)
Tempat kerja yang efektif
dan efisien bagi pengurus dalam mengendalikan Organisasi.
2)
Pusat komunikasi Organisasi
3)
Pusat kegiatan
Administrasi
b.
Kearsipan
Arsip (KBBI) adalah dokumen tertulis dari waktu yang
lampau dikeluarkan oleh instansi resmi disimpan dan dipelihara di tempat khusus
untuk referensi. Atau arsip bisa
diartikan sebagai kumpulan surat-surat yang disimpan secar sistematis karena
mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan
kembali. Jadi intinya arsip artinya pengumpulan dan penyimpanan
surat-surat.
Tata kearsipan yang sempurna apabila semua suratan
dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu
tempat tertentu dan teratur
rapi, serta dapat dengan mudah ditemukan kembali walau
surat-surat tersebut telah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik sangat
berguna, terutama membantu kelancaran dan kerapian Organisasi pada khususnya, serta
membantu perkembangan ilmu pengetahuan pada umumnya. Surat-surat Organisasi pada prinsipnya harus disimpan di Sekretariat. Adalah sangat tidak benar dan
dilarang apabila penyimpanan surat-surat Organisasi di luar arsip Organisasi
ataupun oleh personal-personal pengurus.
Tepat apabila kita mengenal beberapa sistem penyimpanan surat-surat antara
lain: 1) Sistem Abjad (Alphabetic Filing), 2) Sistem Perihal (Subject Filing),
3) Sistem Nomor (Numerical Filing), 4) Sistem Tanggal (Chronological Filing),
5) Sistem Daerah (Geographical Filing).
Sistem kearsipan Organisasi
berjalan dengan baik
apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: 1) Mudah
dilaksanakan, 2). Mudah dimengerti, 3). Murah/ekonomis, 4). Tidak memakan
banyak tempat. 5). Mudah dicapai/ditemukan, 6). Fleksibel atau
luwes (dapat mengikuti
perkembangan Organisasi), 7). Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan
arsip 8). Mempermudah pengawasan.
Alat-alat yang
dipergunakan dalam bidang kearsipan,
misalnya: map, folder, guide, filing kabinet, lemari, rak,
dan rotari filling.
Bagi sebuah Organisasi,
surat-surat dapat disimpan pada map-map atau tempat-tempat tertentu dengan
membedakan kode KA untuk surat keluar
interen dan kode KB untuk surat-surat keluar ekstern. Sedangkan
surat-surat masuk intern berkode MA dan surat masuk ekstern dengan kode MB. Untuk
memperoleh kepraktisan lebih lanjut dari kode-kode dasar tersebut diatas dapat dikembangkan
atas kebutuhan Organisasi.
Ada satu
faktor lagi yang harus diperhatikan sehubungan dengan
pengarsipan yakni pengawetan arsip.
Pengawetan ini dapat
ditempuh dengan beberapa
jalan, antara lain: 1) Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip dipilih
dari bahan-bahan yang baik dan tahan lama oleh kerusakan. 2)Tempat penyimpana dijauhkan dari api,
air, dan kelembaban serta mudah
diawasi dari ancaman hewan perusak. 3) Dengan mengadakan reproduksi dan
fotografi. 4) Dengan mengadakan restorasi dan penjilidan arsip. 5) Dengan
mengusahakan laminasi arsip.
c.
Administrasi keanggotaan
Anggota Organisasi merupakan sasaran kerja, pembinaan dan
pengkaderan Organisasi sehingga perlu adanya Administrasi yang rapi
tentang anggota Organisasi dalam rangka terciptanya sasaran
kerja/aktivitas Organisasi yang konkrit dan terarah. Organisasi adalah Organisasi kader, sehingga Organisasi selalu menerima anggota baru, selanjutnya
melalui proses/jenjang pengkaderan dan
akhirnya melepaskan diri sebagai alumni. Menjadi anggota Organisasi pada pokoknya
adalah sementara untuk selanjutnya terjun kedalam masyarakat yang sesungguhnya.
Proses pengadministrasian anggota mulai
dari aktivitas penerimaan anggota
Organisasi yaitu: Masa Penerimaan Anggota Baru (MPAB).
d.
Administrasi surat menyurat
Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian
yang penting dari pekerjaan
administrasi
kesekretariatan. Surat pada
hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau
kehendak seseorang dalam bentuk
tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat
sebagai berikut:
1)
Bentuk pernyataan
kehendak seseorang kepada
orang lain melalui tulisan.
2)
Suatu media
pencurahan
perasaan,kehendak,pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui
orang lain,
3)
Merupakan suatu bentuk
gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan
dalam bentuk tulisan.
Dengan demikian surat
merupakan jembatan pengertian dan
alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang
demikian, maka surat-surat harus disusun
secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah
mudah dimengerti,sederhana,dan teratur.Penulis surat harus memikirkan terlebih
dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan.
Mengingat pengertian
dan pentingnya sebuah surat bagi Organisasi
maka bahasan surat-menyurat akan diuraikan secara rinci di bagian tersendiri.
e.
Inventarisasi dan dokumentasi
Inventaris Organisasi adalah
segala sesuatu yang
menjadi milik organisasi berupa kekayaan Organisasi. Inventaris Organisasi pada pokoknya dapat kita bagi menjadi dua yaitu : 1).
Inventaris yang permanen, yaitu: milik Organisasi yang dalam jangka waktu lama tidak akan
mengalami perubahan, misalnya: Sekretariat Organisasi, ATK, dsb. 2). Inventaris
yang tidak permanen, yaitu:
milik Organisasi yang mengalami perubahan dalam jangka waktu pendek /
habis terpakai. Untuk mengontrol inventaris
Organisasi ini perlu dibuat
Daftar Inventarisasi.
Tujuan dibuatnya Daftar Inventaris Organisasi adalah:
menunjukkan kekayaan organisasi, untuk menghindari adanya pemborosan, sebagai
alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan, perubahan,penggantian, serta
untuk menambah bila
terjadi kekurangan).
Penyimpanan
Inventaris Organisasi harus
dilakukan dengan baik oleh orang-orang
yang bertanggungjawab sesuai
dengan job discription
Kesekretariatan. Penyimpanan harus dilaksanakan serta
ditempatkan di Sekretariat
Organisasi, tidak diperbolehkan
dibawa atau disimpan di rumah anggota tanpa suatu ijin tertulis dari yang
berwenang.
Sedangkan, dokumen
Organisasi adalah segala
sesuatu yang menyangkut
kegiatan pencarian,
pengumpulan, penyimpanan serta
pengawetan dokumen-dokumen Organisasi.
Bentuk-bentuk dokumen Organisasi: 1) Gambar-gambar dan foto-foto. 2) Tulisan-tulisan
dan surat-surat penting. 3) Benda-benda berharga dan bernilai. 4) Fotocopy atau salinan surat. 5) Surat
khabar,majalah dan lain sebagainya.
Dokumen itu selain dipergunakan untuk kepentingan
tertentu juga dipakai untuk Menyusun
laporan tahunan Organisasi
serta bukti yang
sah. Pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti halnya
barang-barang inventaris dan arsip hendaknya disusun dengan rapi dan teratur
dalam map-map dan tempat-tempat tertentu dengan pengelompokan menurut
kebutuhan.
Aktivitas dokumentasi juga sangat penting dalam menyusun
sejarah perjuangan organisasi.
Berikut ini adalah
gambaran pengelolaan inventaris
dan dokumentasi organisasi:
Gambar 6.1: Alur Pengelolaan Inventaris / Dokumentasi
Keterangan:
·
Dokumentasi atau
inventaris organisasi dapat
berasal dari pembelian,
hibah dan sumber lain seperti:
sisa hasil kegiatan, sumbangan tidak mengikat.
·
Semua dokumentasi dan
inventaris yang masuk ke organisasi ini dikelola oleh
bagian kesekretariatan dalam
organisasi yang
pertanggungjawabannya disampaikan langsung kepada ketua organisasi.
·
Inventaris dan
dokumentasi organisasi digunakan
untuk keperluan operasional organisasi dan administrasi organisasi.
f.
Administrasi perpustakaan
Keberadaan Organisasi memiliki tujuan-tujuan tertentu
seperti tujuan pengembangan diri dan ilmu pengetahuan. Dalam hal ini, keberdaan
Organisasi kemahasiswaan di STAIN Pekalongan sangat menunjang upaya
pengembangan keilmuan, kepribadian, dan kemandirian mahasiswa. Tujuan-tujuan
itu sebagaimana termuat dalam Anggaran Dasar Organisasi Kemahasiswaan, maka
perpustakaan di tiap organisasi adalah hal yang tidak dapat dipisahkan. Dengan demikian, Organisasi kemahasiswaan
juga merupakan lembaga pendidikan dan lembaga ilmiah. Perpustakaan yang ideal
bagi Organisasi Kemahasiswaan adalah referensi yang meliputi buku-buku yang
diperlukan oleh anggota dalam penyelenggaraan organisasi.
g.
Administrasi Keuangan
Keuangan
bagi organisasi adalah
satu sumber daya
yang menggerakkan
aktivitas-aktivitas. Keuangan dalam Organisasi harus dikelola sebaik mungkin
melalui peran seorang bendahara, yang
mengelola administrasi keuangan
secara bertanggung jawab. Administrasi Keuangan meliputi Anggaran,
Pembukuan, Pendanaan, Laporan Keuangan, serta Dana.
1)
Anggaran. Dalam melakukan
kegiatan-kegiatan dalam
suatu organisasi maka perencanaan yang
cermat sangat dibutuhkan,
termasuk juga mengenai
rencana alokasi anggaran (budget).
Budget dapat dianggap
sebagai sistim yang
memiliki kekhususan tersendiri atau sebagai
sub-sistem yang memerlukan hubungan dengan sub-sistem lain
yang ada dalam organisasi
itu. Dalam sebuah
organisasi seorang bendahara
dalam menyusun anggaran yang dibuatnya dalam suatu kurun waktu masa
kepengurusannya harus berkoordinasi
dengan semua pengurus organisasi terutama pimpinan dari organisasi
tersebut sehingga ia dapat membuat alokasi pendanaan yang sesuai dengan
prioritas program kerja dan sejalan dengan visi dan misi dari organisasi
tersebut.
2)
Pembukuan. Sistem pembukuan
yang baik dan kesanggupan bekerja secara teliti
dengan angka-angka merupakan modal dasar bagi pembukuan sebuah Organisasi.
Hal-hal yang menunjangnya, antara lain:
satu buku penerimaan dengan karbon atau struk, satu buku kas berkolom, sebuah
buku ekspedisi, suatu file menurut abjad untuk korespondensi dan satu untuk
tanda terima pembayaran. Untuk organisasi biasanya istilah yang digunakan dalam
pembukuan adalah penerimaan dan pengeluaran. Dimana penerimaan diletakkan
disebelah kiri dan pengeluaran disebelah kanan. Masukkan perincian pos-pos
dalam buku, struk-struk kwitansi dan cek.
Beri nomor semua tanda
terima untuk uang yang diterima dan
tanda bukti pembayaran untuk
faktur yang dibayar kemudian masukkan jumlah-jumlah tersebut kedalam buku kas.
Semuanya ini akan memudahkan pemeriksaan. Penataan buku kas harus up to date/terbaru dan sesuai dengan
lembaran-lembaran buku penerimaan
dan pengeluaran pada
saat tertentu sehingga
posisi keuangan dengan mudah dapat diketahui.
Contoh halaman Buku Kas:
Penerimaan
|
Pengeluaran
|
||||||
Tgl/ April
|
Bukti No.
|
Keterangan
|
Jumlah
|
Tgl April
|
Bukti No.
|
Keterangan
|
Jumlah
|
1
|
Saldo
|
Rp.250.000,-
|
2
|
12
|
Pengeluaran oleh
Sekretaris
|
Rp.10.000,-
|
|
3
|
20
|
Sumbangan Sdr. Slamet
|
Rp.200.000,-
|
13
|
Pembelian Buku Agama
|
Rp15.000,-
|
|
3
|
21
|
Sumbangan Sdr.
Fahruzzaman
|
Rp. 100.000,-
|
14
|
Foto Copy Bid. Organisasi
|
Rp.3000,-
|
|
5
|
22
|
Hasil Pameran Buku
|
Rp.400.000,-
|
25
|
Pembuatan Kop Surat
|
Rp.50.000,-
|
|
Dst
|
Dst
|
||||||
3)
Laporan keuangan. Laporan keuangan berisi informasi
tentang prestasi organisasi
di masa lampau dan dapat memberikan petunjuk untuk penetapan
kebijaksanaan di masa yang akan datang Secara
teratur bendahara harus melaporkan
posisi keuangan kepada kepengurusan. Bendahara
berhak memeriksa pengeluaran
akan tetapi tidak
dapat mengawasinya; pengawasan adalah
tanggung kepengurusan. Bendahara
harus mendapat kepastian bahwa
setiap pengeluaran yang besar telah mendapat
otorisasi yang diperlukan dan
dicatat.sekiranya bendahara merasa
bahwa pengurus menjalankan
kebijakan keuangan yang bertentangan dengan kepentingan Organisasi. Bendahara
dapat meminta Ketua untuk mengadakan permusyawaratan. Setiap 3 bulan atau 6
bulan harus dibuat
sebuah neraca. Apabila
dibuat secara teratur
akan memudahkan pembuatan neraca
tahunan pada saat
Rapat Anggota/LPJ (Laporan Pertangungan Jawab).
C.
Surat-Menyurat Dinas/Resmi
1.
Menulis Surat
Menulis surat adalah kegiatan memilih, memilah dan
menyusun pesan yang dikomunikasikan dalam simbol-simbol grafis bahasa Indoneisa
melalui media surat (Indihadi, 2006: 7). Adapun surat adalah media komunikasi
tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya
(Kosasih dan Sutari, 2003: 11).
Berdasarkan sifatnya, surat terdiri dari surat pribadi
dan surat resmi. Paparan tentang surat resmi akan penulis sajikan pada bagian
berikut berkaitan dengan materi pembelajaran yang akan disampaikan pada kelas
eksperimen dan kelas kontrol, yaitu surat resmi yang berbentuk surat
permohonan.
2.
Pengertian Surat Resmi
Mansur (1974: 3) menyebutkan bahwa surat resmi adalah
surat yang diselenggarakan antara perusahaan dengan perusahaan; perusahaan
dengan instansi pemerintah dan sebaliknya; perusahaan dengan perseorangan dan
sebaliknya; instansi pemerintah dengan perseorangan dan sebaliknya.
Selanjutnya, Kosasih dan Sutari (2003: 11) mengutarakan
bahwa:
“Surat resmi atau sering disebut juga surat dinas adalah
alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi dalam hal permintaan bantuan dan kerjasama. Surat resmi merupakan alat
komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam administrasi untuk menyampaikan
maksud secara tertulis antata instansi yang satu dan yang lain atau antara
instansi kepada perseorangan”.
Dari pengertian surat resmi di atas, dapat dikatakan
bahwa menulis surat resmi adalah kegiatan menulis surat yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan dinas untuk menyampaikan maksud secara tertulis
antara perusahaan dengan perusahaan; perusahaan dengan instansi pemerintah dan
sebaliknya; perusahaan dengan perseorangan dan sebaliknya; instansi pemerintah
dengan perseorangan dan sebaliknya dalam memenuhi syarat admistrasi.
3.
Tujuan Menulis Surat Resmi
Menurut Kosasih dan Sutari (2003: 1l), tujuan menulis
surat resmi adalah untuk menyampaikan maksud secara tertulis antara instansi
yang satu dan yang lain atau antara instansi kepada perseorangan dan antara
perseorangan kepada instansi. Soedjito dan Solchan (2004: 14)
menggolongkan surat lamaran, surat
permohonan izin, dan sejenisnya yang dibuat atas nama diri sendiri termasuk
surat pribadi berdasarkan isinya.
Sehubungan dengan penjelasan di atas, surat lamaran,
surat permohonan izin, dan sejenisnya yang dibuat atas nama diri sendiri
menurut penulis tetap termasuk surat resmi berdasarkan sifat dan penggunaan
ragam bahasanya yang ditulis dengan bahasa resmi/baku.
4.
Fungsi Menulis Surat Resmi
Menurut Kosasih dan Sutari, 2003: 13) surat memiliki
fungsi sebagai: media komunikasi, bukti tertulis, alat pengingat, bukti
historis, pedoman kerja, dan duta organisasi.
Senada dengan itu, Qonita (2004: 4) menyatakan bahwa
surat selaku media atau alat komunikasi tertulis memiliki manfaat dan fungsi
sebagai: sarana komunikasi, wakil atau duta, bahan bukti yang kuat, sumber
data, bahan pengingat, jaminan, media
pengikat, alat promosi, dan sarana untuk penghematan.
5.
Macam-macam Surat Resmi
Berdasarkan isinya surat resmi, Kosasih dan Sutari (2003:
15) membedakannya, antara lain:
(1). surat undangan;
(2). surat pengantar;
(3). surat pemberitahuan;
(4). surat perrmohonan bantuan;
(5). surat keterangan;
(6). surat tugas;
(7). surat edaran;
(8) surat pernyataan;
(9). surat pengumuman;
(10). surat peringatan;
(11). surat permohonan izin;
(12). surat perintah;
(13). surat
perjanjian;
(14). surat keputusan;
(15). surat pengusulan; dan lain-lain.
6.
Bagian-Bagian Surat Resmi
Bagian-bagian surat dapat diletakkan dalam posisi yang
berbeda-beda. Dalam bagian ini penulis hanya akan memberikan contoh dari bentuk
surat lurus yang dicontohkan Kosasih dan Sutari (2003: 45). Hal ini
dikarenakan, bentuk surat lurus memiliki kepraktisan sebab lebih rapih dan
memiliki komposisi yang merata. Selain itu juga dalam bentuk lurus pemenggalan
antara alinea-alineanya dilakukan dengan pemisahan spasi.
Keterangan
(1)
: kepala surat
(2)
: tanggal, bulan, tahun surat
(3)
: nomor surat
(4)
: lampiran
(5)
: hal atau perihal
(6)
: alamat yang dituju (alamat
dalam)
(7)
: salam pembuka
(8a)
: alenia pembuka
(8b)
: isi surat
(8c)
: alenia penutup
(9)
: salam penutup
(10)
: tanda tangan penanggungjawab
surat
(11)
: nama penanggungjawab surat
(12)
: jabatan penanggungjawab surat
(13)
: tembusan
(14)
: inisial
7.
Penjelasan Bagian-Bagian Surat Resmi
Keterangan yang lebih jelas
mengenai bagian-bagian surat resmi, diuraikan satu per satu merujuk dari
Kosasih dan Sutari di bawah ini.
1)
Kepala Surat
Sesuai dengan namanya, kepala surat selalu terletak di
bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi yang
bersangkutan. Dalam kepala surat itulah dicantumkan identitas berikut:
a)
nama instansi,
b)
lambing atau logo
instansi,
c)
alamat,
d) nomor telepon,
e)
nomor kotak pos (jika ada),
dan
f)
fax atau e-mail (jika
ada).
Kepala Surat menunjukkan resminya sebuah surat. Oleh
sebab itu, jangan memakai blangko surat dinas untuk berkirim-kiriman surat
secara pribadi. Kepala surat dapat berfungsi sebagai alamat (identitas)
pengirim surat.
Perhatikan contoh berikut!
 |
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jalan Dr. Setiabudi No. 229 Bandung 40154 Telp./Fax
(022) 2001452
______________________________________________________
|
2)
Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama
tempat tidak perlu dicantumkan sebab sudah termuat pada kepala surat. Nama
tempat perlu dituliskan pada surat-surat yang tidak berkepala surat, misalnya
surat pribadi dan surat lamaran pekerjaan.
Contoh penulisan yang benar:
1)
Surabaya, 27 juli 2003
2)
17 Agustus 2001
Hal-hal lainnya yang harus diperhatikan adalah:
a.
nama bulan ditulis dengan
huruf secara lengkap,
b.
angka tahun tidak boleh
disingkat, dan
c.
pada akhir baris tidak
boleh dibubuhi tanda titik.
Contoh-contoh penulisan tanggal surat yang salah:
1)
5-1-1981
2)
17 Jan. 1981
3)
22 Desember ‘02
4)
1 Januari 2003. (memakai
titik)
3)
Nomor Surat
Penulisan nomor surat berguna untuk:
1)
memudahkan mengatur
penyimpanan,
2)
memudahkan mencarinya
kembah,
3)
mengetahui berapa
banyaknya surat yang keluar,
4)
mempercepat penyelesaian
surat-menyurat (membalas surat), dan
5)
memudahkan petugas
kearsipan.
Lazimnya nomor surat berisikan: (1), nomor urut surat
yang dikirimkan (keluar), (2). kode, (3). angka bulan, dan (4). angka tahun.
Contoh:
Nomor : 007 / KS-I/ IV /
2001
angka
tahun 
angka bulan
kode surat
nomor surat
Contoh lain untu Institusi PTAIN:
Nomor : Sti. 20. B.02/PP.00.9/500/2013
angka
tahun 
nomor surat
kode suratkode lembaga
Contoh penulisan nomor surat yang benar:
1)
Nomor : 001/SMU-1/2013
2)
Nomor : 001/SMU-1/I/2013
Contoh penulisan nomor surat yang salah:
1)
Nomor : 001/SMU-1/201
2)
Nomor :
21/SMU-1/II/2013
3)
Nomor :
21/SMU-1/II/2013. (tidak memakai titik)
4)
Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain.
Jika bersama surat yang dikirimkan itu disertakan surat-surat lain, misalnya:
1)
salinan ijazah,
2)
akte kelahiran,
3)
surat berkelakuan baik,
4)
jadwal kegiatan,
5)
daftar peserta dan
6)
surat keterangan kesehatan
dari dokter pemerintah,
Kaidah-kaidah penulisan lampiran:
1)
huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf capital;
2)
sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya
menjadi lamp;
3)
pencantuman jumlah
lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan yang
menggunakan angka, pilih salah satu saja;
4)
bila tidak ada sesuatu
yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantum lampiran
pada surat itu; dan
5)
pada akhir baris tidak
menggunakan tanda titik.
Contoh penulisan yang benar:
3)
Lampiran : tiga lembar
4)
Lampiran : satu
berkas
5)
Lampiran : tiga
helai
Contoh penulisan yang salah:
4)
Lampiran :3 (tiga) lembar
5)
Lamp. : satu
berkas
6)
lampiran : Dua
lembar
5)
Hal Surat
Hal bermakna ‘perkara’, ‘soal’, ‘urusan’, ‘peristiwa’,
dan ‘tentang hal’. Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat.
Kaidah-kaidah penulisan hal surat:
1)
harus ditulis dengan
singkat, jelas dan menarik;
2)
berwujud kata atau frase,
bukan kalimat; dan
3)
huruf pertama pada setiap
katanya harus ditulis dalam huruf
kapital.
Contoh penulisan hal yang
benar:
1)
Hal :
Permohonan Izin
2)
Hal :
Permohonan Bantuan Dana
Contoh penulisan hal yang
salah:
1)
Hal/perihal :
Permohonan bantuan tenaga kerja
2)
Perihal :
Permohonan lamaran kerja
6)
Alamat Surat
Ada dua macam alamat surat, yaitu (1) alamat dalam (pada
helai surat) dan (2) alamat luar (pada amplop).
1)
Alamat Luar pada Sampul
Yang dimaksud alamat luar adalah adres yang ditulis pada
sampul surat. Adres yang ditulis pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk
dalam menyampaikan surat kepada orang yang, berhak menerimanya. Oleh karena
itu, tulislah alamat luar itu selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya,
seperti nama penerima surat, nama jalan, nomor kantor/rumah, nama kola, dan
kode pos.
a) Alamat pada
sampul surat terdiri atas:
(1) kata Kepada
Yth;
(2) nama jabatan;
(3) unit kerja; dan
(4) alat lengkap.
b) Di depan nama jabatan dan atau gelar pada sampul surat dan/atau
surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara, dan/atau Saudari.
Contoh-contoh penulisan alamat surat yang benar:
1)
Kepada
Yth. Encep Syarief Nurdin,
Drs., M. Pd.
Jalan Gegerarum Baru 20
Bandung 40153
2)
Kepada
Yth. Ketua STAIN Pekalongan
Jalan Kusumabangsa 9
Pekalongan 51114
2)
Alamat Dalam pada
Surat
Alamat dalam adalah adres yang ditulis pada kertas surat.
Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinya yang berhak
menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk
mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam
surat.
Ketentuan penulisan pada alamat surat bagian dalam:
a)
tidak didahului kata
Kepada;
b)
menggunakan kata Yth.;
c)
menggunakan nama jabatan;
d)
mencantumkan unit kerja;
e)
menggunakan alamat
lengkap; dan
f)
nama tempat pada alamat
yang dituju tidak didahului kata depan di.
Penulisan alamat surat tidak sama persis dengan alamat
luar surat.
Contoh penulisan yang benar:
1)
Yth. Kepala Subbagian Umum
STAIN Pekalongan
Contoh penulisan yang salah:
1)
Kepada
Yth. Kepala Subbagian Umum
STAIN Pekalongan
7)
Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi
sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju. Terdapat berbagai macam salam pembuka, antara
lain :
1)
Dengan hormat,
2)
Salam hormat,
3)
Saudara..... yang terhormat,
4)
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
5)
Assalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh.
Penggunaan salam pembuka hendaknya disesuaikan dengan
pihak yang dituju. Apabila yang ditujunya itu adalah lingkungan perguruan
tinggi agama ESQ atau pesantren, akan lebih baik apabila digunakan "Assalamu’alaikum,". Namun,
apabila yang ditujunya itu merupakan lembaga umum, maka hendaknya digunakan
salam pembuka "Dengan hormat,".
Hal lainnya yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam
pembuka adalah:
a)
huruf awal pada salam
pembuka ditulis dengan huruf kapital,
b)
huruf awal kata
"hormat" ditulis dengan huruf kecil.
c)
penulisan salam pembuka
diakhiri dengan tanda koma.
8)
Isi Surat
Secam umum isi surat, terbagi atas alinea pembuka, alinea
isi, clan alinea penutup.
1)
Alinea pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat.
Penulis hendaknya mengunakan alinea pembuka yang sesuai dengan isi surat. Oleh
karena itu, susunlah alinea pembuka itu dengan menarik, yakni dengan
menggunakan pilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang sesuai, dan ejaan
yang benar.
Beberapa contoh alinea pembuka untuk pengantar isi surat
dan untuk jawaban atau balasan surat:
a)
Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara ...
b)
Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk ...
c)
Dengan
ini kami beritahukan bahwa ……
d)
Bersama
ini kami lampirkan …..
e)
Kami
mengundang …..
f)
Sesuai
dengan pemberitahuan ….
g)
Dengan
sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..
h)
Perkenankanlah
kami melaporkan
Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama
ini” dan “dengan ini” dalam menulis
surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu
yang disertakan atau dilampirkan.
Contoh alinea pembuka pada surat balasan :
a)
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ...
b)
Membahas
surat Saudara tanggal….. No. ...
c)
Memenuhi
permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...
d)
Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...
e)
Surat Saudara
tanggal .... No. ....
telah kami terima
dengan baik. Sehubungan
dengan itu ……
2)
Alinea Isi
Alinea isi merupakan bagian surat yang menampung bagian
maksud penulisan surat. Isinya merupakan kelanjutan dari alinea pembuka dan
isinya menerangkan hal yang telah diterakan sebelumnya.
Untuk menyusun isi surat yang baik hendaknya diperhatikan
ketentuan-ketentuan berikut.
a)
Tetapkan terlebih dahulu
maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak diberitahukan, ditanyakan,
dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada penerima surat.
b)
Tetapkan urutannya secara
sistematis dan logis.
c)
Gunakanlah informasi/fakta
secara memadai.
d)
Susunlah ke dalam beberapa
alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama.
e)
Perhatikan bentuk surat
dan penulisan bagian-bagiannya terutama untuk surat resmi.
f)
Perhatikan penulisan ejaan
dalam kalimat surat.
3)
Alinea Penutup
Alinea penutup juga harus disesuaikan dengan isi surat.
Di dalamnya bisa berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, atau pun ucapan
selamat. Alinea penutup umumnya lebih sederhana bila dibandingkan dengan alinea
isi maupun dengan alinea pembuka. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas
sebuah kalimat.
Beberapa contoh kalimat penutup:
a)
Atas bantuan Bapak, saya sampaikan banyak terima kasih.
b)
Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.
c)
Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara,
kami ucapkan terima kasih.
d)
Atas perhatian dan bantuan Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.
e)
Kami berharap
kerjasama kita membuahkan hasil
baik dan berkembang
terus, terima kasih.
f)
Demikian
laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
g)
Besar harapan
kami atas terkabulnya
permohonan ini dan
untuk itu kami ucapkan terima kasih.
9)
Salam Penutup
Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan
wassalam. Dalam lingkungan pesantren, biasanya digunakan kalimat wassalamualaikum warohmatullahi wabarokatuh.
Sebagai catatan dalam surat dinas tidak digunakan salam penutup.
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penulisan
salam penutup adalah :
a)
huruf awal salam penutup
ditulis dengan huruf kapital; denga
b)
penulisan salam penutup
diakhiri tanda koma.
Contoh:
Hormat kami,
Hormat saya,
Wassalam,
10)
Pengirim Surat
Pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas
penulisan/penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian
akhir surat tersebut, dibubuhi tanda tangan. Pembubuhan tanda tangan itu
penting, di samping sebagai bukti pertanggungjawaban, jugs berfungsi sebagai
tanda keabsahan surat tersebut.
Hal lainnya yang perlu diperhatikan dalam penulisan
pengirim surat adalah sebagai berikut.
a)
Pengirim surat hendaknya
disertai identitas diri, misalnya: jabatan, nomor induk pegawai, dan cap
dinas/jabatan.
b)
Nama pengirim tidak
digarisbawahi, tidak pula berada di antara tanda kurung.
c)
Pada akhir baris tidak
dibubuhkan tanda titik.
Contoh penulisan pengirim Surat :
1)
Sekretaris Panitia,
ttd.
Fahruzzaman
NIM 232012011
Contoh-contoh kekeliruan yang sering dijumpai dalam
penulisan pengirim surat:
1)
Hormat saya,
ttd.
(Ny. Subarkah Hasanudin)
Seharusnya tidak menggunakan tanda kurung
11)
Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon copy;)
surat atau tindasan dikirimkan
ke beberapa nstansi atau pihak lain yang
ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.
Contoh penulisan pengirim Surat :
Tembusan:
1. Kepala Dinas Pendidikan Kota Pekalongan
2. Gubernur Jawa Tengah
3. Walikota Pekalongan
4. Arsip
Atau
cc.: 1.
2.
Sampai tidaknya isi surat
kepada pembacanya sangat ditentukan oleh bahasa yang digunakan. Dalam bagian di
bawah ini dipaparkan tentang penggunaan aspek-aspek kebahasaan dalam surat
resmi.
8.
Penggunaan Aspek-aspek Kebahasaan dalam Surat Resmi
Menurur Kosasih dan Utari
(2003: 54) terdapat empat aspek kebahasaan yang perlu dalam penulisn surat,
yakni: (1). pengaturan paragraf, (2). penyusunan kalimat, (3). pemilihan kata,
dan (4). ketepatan ejaan.
9.
Pengarsipan Surat
Penyimpanan arsip surat
dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut: 1). Membaca surat, Tujuan membaca surat ialah untuk mengetahui isi surat, asal atau
tujuan surat dan yang paling pokok adalah
tanggal surat. Disamping
itu juga untuk mengetahui apakah
sudah ada
persetujuan dari pimpinan yang bersangkutan bahwa surat tersebut sudah boleh
disimpan.
2). Memberi kode, Kode
yang digunakan adalah
kode surat masuk/keluar,disamping itu
juga tanggal yang tercantum pada baris tanggal. 3). Menyortir, Surat-surat yang mempunyai
kode dan tanggal
yang sama dikelompokkan menjadi satu sehingga
mempermudah dan memperlancar penyimpanan. 4). Mencatat Surat, Surat-surat,sebelum disimpan
pada tempatnya,dicatat dahulu
dalam buku agenda.
a. Buku agenda
Untuk memudahkan sistem
administrasi dan kesekretariatan dalam
hal ini pengelolaan surat
menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis,
maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu diatur tersendiri. Adapun
unsur-unsur yang penting untuk dicatat adalah: 1) Nomor urut arsip. 2) Nomor kode arsip. 3) Nomor surat. 4) Tanggal terima. 5) Nomor dan tanggal surat. 6) Isi surat. 7) Asal surat. 8) Keterangan. Contohnya Buku Arsip Keluarsebagai berikut.
No
|
Kode Arsip
|
No.Surat
|
Tanggal
|
Perihal
|
Kepada
|
Keterangan
|
10
|
KA I
|
18/U-SEK/I/2013
|
8-2-2013
|
Undangan
|
DEMA
|
Kemudian, pengiriman surat agar dipastikan menempuh
perjalanan menuju tujuannya, maka kita bukukan dulu dalam buku
ekspedisi yang memuat kolom-kolom sebagai berikut.
No
|
Tgl. Pengiriman
|
Kepada
|
Tgl/No.Surat
|
Lampiran
|
Penerima
|
Keterangan
|
10
|
12-3-2013
|
Pemateri Pelatihan
|
12-3-2013/
18/PPK-HMPSPAI/II/2013
|
-
|
M. Fauzan
|
D.
TOR (Term of Reference) dan SOP (Standar Operational
Procedur)
Peristilahan TOR antara lain:
a.
TOR (Term
Of reference) adalah kerangka kerja.
b.
TOR adalah perencanaan liputan atau yang biasa
disebut outline, atau lembar penugasan. (Terjemahan istilah TOR ini biasa dipergunakan
pada bidang jurnalistik)
c.
Term of
Reference (TOR) adalah segala batasan
yang berguna untuk setiap pengisi (pemateri/pembicara) agar sesuai dengan apa
yang diharapkan panitia yang mengundangnya. Bagi pemateri suatu acara baiuk pelatihan mapun seminar pasti sudah pernah dikasih TOR.
d.
Term of
Reference (TOR) adalah segala batasan
yang berguna untuk pendeskripsian setiap kegiatan agar sesuai dengan apa yang menjadi tujuan kegiatan. (Terjemahan istilah TOR ini biasa dipergunakan
pada bidang jurnalistik)
Biasanya TOR dari sebuah kegiatan seperti seminar, pelatihan,
dan semacamnya mengandung beberapa poin penting. Poin-poin tersebut di
antaranya :
1)
Nama Kegiatan
2)
Latar Belakang/Dasar Pemikiran
3)
Tujuan, Sasaran, dan Target
4)
Nara Sumber, Panitia, dan Peserta
5)
Waktu dan Tempat
6)
Rencana Anggaran
7)
Penutup
Sementara itu, peristilahan SOP antara lain:
a.
SOPs :
Standard (Standing) Operating Procedures (Istilah yang
diadopsi dari Bahasa Inggris)
b.
SPO :
Standar Prosedur Operasi (Terjemahan
istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang perkebunan)
c.
SOB :
Standar Operasional Baku. (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang industri)
d.
Protap : Prosedur
Tetap (Istilah umum dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di kalangan
militer dan kepolisian)
e.
SOP :
Standar Operasional Prosedur (Istilah yang biasa dipergunakan dalam dunia
pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan)
Adapun hakekat SOP adalah untuk menghindari miskomunikasi,
konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan. SOP merupakan petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat cara
melaksanakan tugas/pekerjaan. SOP berisi mekanisme mengkomunikasikan peraturan dan
persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis bagi pegawai/pekerja.
Atau dengan istilah “semua orang membaca irama musik yang sama”. Contoh SOP ditampilkan di bawah ini
IDENTIFIKASI SOP BAGIAN PERENCANAAN BADAN KETAHANAN PANGAN
No.
|
Tugas
|
Fungsi
|
Sub-Fungsi
|
Output
|
Aspek
|
Judul SOP
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
1
|
Penyusnan Laporan Pelaksanaan Kegiatan di Bidang Urusan Perbendaharaan
|
Pelaksanaan
urusan perbendaharaan, penerimaan negara bukan pajak (PNBP), penyiapan,
pengujian dan penerbitan surat perintah membayar
|
Penyusunan
dokumen penetapan pejabat pengelola keuangan
|
SK Mentan
tentang Pejabat Pengelola Keuangan
|
Mengumpulkan,
menghimpun, mengolah, membahas usulan konsep surat keputusan Mentan
|
Penyusunan
usulan penetapan pejabat pengelola keuangan oleh Mentan
|
Selanjutnya,
sehubungan dengan maksud penulis agar kegiatan administrasi dan surat-menyurat
berimplikasi pada spiritual pelakunya, maka penulis menyajikan paparan tentang
surat menyurat berprinsip ESQi di bawah ini.
E.
Manajemen Keadministrasian dan Surat-Menyurat Berprinsip ESQ
sebagai Sarana Pembentukan Karakter Mahasiswa
Apa itu manajemen
keadministrasian dan surat-menyurat berprinsip satu ihsan, enam rukun iman, dan
lima rukun ESQ? Manajemen keadministrasian dan surat-menyurat berprinsip ESQi
ini pada dasarnya merupakan sebuah manajemen keadministrasian dan
surat-menyurat yang melibatkan pembangunan kecerdasan emosional spiritual (ESQ)
penulisnya.
Secara rinci tips langkah manajemen
keadministrasian dan surat-menyurat berprinsip ESQ adalah sebagai berikut.
a.
Jernihkan hati (ZMP), dengan banyak beristighfar dalam berorganisasi.
b.
Hidupkan Cahaya Hati (God Spot), menjadikan Dzikir Asmaul Husna sebagai barometer dalam bersikap
dan bertindak dalam berorganisasi.
c.
Bangun Mental (Mental Building), Menjadikan Tasbih, Tahmid, Tahlil, dan Takbir sebagai
pegangan, pembimbing, dan pendorong dalam berorganisasi.
d.
Bangun Ketangguhan Pribadi (Personal
Strength), Pertama, bersyahadat dengan penjiwaan agar
memiliki prinsip mission statement yang jelas, lakukan shalat lima waktu dengan
benar agar memiliki sebuah metode pembangunan karakter (character building) dan
lakukan puasa agar memiliki kemampuan pengendalian diri (self control) yang
terlatih.
e.
Bangun Ketangguhan Sosial (Social
Strength),
Adapun Aplikasi prinsip ESQ yang lain,
enam rukun iman akan disajikan dalam bagian tersendiri pada kesempatan yang
berbeda. Dengan demikian, menguasai dan memahami
metodologi keadministrasian berprinsip ESQ, sekurangnya mahasiswa dapat
tercipta suatu sistem mental dan karakter mahasiswa dalam satu kesatuan tauhid,
yaitu mensucikan Allah SWT.
Pembangunan karakter mahasiswa melalui manajemen keadministrasian dan surat-menyurat
berprinsip ESQ diharapkan akan membentuk sikap dan menanamkan
nilai-nilai: 1) kejujuran, 2)
keingintahuan, 3) tanggung jawab, 4) kritis, 5) keterbukaan, 6) objektif, 7)
sikap rela menghargai karya orang lain, 8) keberanian mempertahankan kebenaran,
dan 9) sikap menjangkau masa depan. Nilai-nilai tersebut diambil dari
Asmaul Husna yang dijunjung tinggi sebagai bentuk pengabdian manusia kepada
sifat Allah yang harus dimunculkan oleh mahasiswa dalam berorganisasi, meliputi:
1.
Kejujuran, adalah wujud pengabdian kepada sifat Allah, Al Mukmin, Kejujuran adalah mata uang yang berlaku dimana-mana.
Jujur dalam
berorganisasi misalnya: jujur saat
mengemukakan pendapat,
jujur saat
mengemukakan laporan, jujur masalah uang, jujur
dalam menilai kinerja, dan lain-lain.
2.
Tanggung Jawab dan Komitmen. Tanggung jawab dan komitmen dapat diartikan“memegang
teguh amanat, kesepakatan, janji, tugas yang telah dibuat atau diterima
(diucapkan ataupun dituliskan) dan menyelesaikannya dengan bersungguh-sungguh
dengan semaksimal mungkin (mengerahkan kemampuan maksimal untuk mencapai tujuan
atau tugas tersebut)”.
3.
Loyalitas. Loyalitas
adalah wujud pengabdian kepada sifat Allah, Al Waakil, Loyalitas mengacu pada
kesetiaan pada organisasi, kerelaan berkorban untuk organisasi, dan hal-hal
lain yang sifatnya herois.
4.
Kekeluargaan dan rasa saling memiliki. Keduanya berakibat pada rasa
nyaman antar anggota didalam organisasi tersebut, dan akhirnya mempengaruhi
pula ikatan emosional, kinerja, dan lain-lainVisioner/Menjangkau
masa depan. adalah wujud pengabdian
kepada sifat Allah, Al Aakhir.
5.
Keterbukaan. Kemauan untuk berkembang menunjukkan
keterbukaan pada hal-hal baru yang masih asing. Hal ini juga menunjukkan bahwa
dalam diri seorang anggota itu atau organisasi itu, ada keinginan untuk selalu
meningkatkan kualitasnya, sehingga yang dihasilkan organisasipun meningkat baik
kualitas ataupun kuantitasnya,
6.
Berkomunikasi
yang efektif dan efesien. Disadari
atau tidak, komunikasi yang efektif dan efisien baik secara lisan maupun
tulisan ini menjadi kunci kesuksesan di hampir semua
aspek dalam organisasi.
F.
Simpulan
Kegiatan keadministrasian dan surat-menyurat dalam
berorganisasi diharapkan mampu mengembangkan potensi mahasiswa menjadi
kemampuan-kemampuan keilmuan yang didukung oleh kegiatan melalui jalur
kurikuler, kokurikuler dan ekstrakurikuler. Jalur kurikuler ujung tombak
pembinaan adalah dosen pengampu mata kuliah serta pengelola jurusan/program studi.
Sedangkan jalur esktrakurikuler adalah pembinaan mahasiswa melalui wadah
oraganisasi kemahasiswaan. Kemudian, organisasi kemahasiswaan tersebut sebagai
ajang, wadah, atau tempat dimana kegiatan mahasiswa itu berlangsung menuju
sasaran yangARTI PENTING KEADMINISTRASIAN DAN SURAT MENYURAT
BERPRINSIP ESQ
oleh:
Muchamad Fauzan, M. Pd
Abstrak:
Sebuah perguruan tinggi hendaknya tidak memperhatikan
kebutuhan kompetensi akademis mahasiswa saja, tetapi juga pembinaan karakternya
agar mahasiswa menjadi lulusan yang siap secara akademis dan berkarakter.
Dengan penyisipan dan pengintegrasian pemahaman dan penguasaan keadministrasian
dan surat-menyurat berprinsip ESQ, mahasiswa STAIN Pekalongan diharapkan dapat menjalankan
keorganisasian dengan baik dan benar sekaligus menjadi aktivis yang
berkarakter. Karena kegiatan pelatihan keadministrasian dan surat-menyurat berprinsip
ESQ ini merupakan sebuah metode dan
konsep pelatihan keadministrasian dan surat-menyurat yang melibatkan
pembangunan kecerdasan emosional spiritual (ESQ) mahasiswa.
Kata Kunci: Keadministrasian, Administrasi
Organisasi Kemahasiswaan, dan Surat-menyurat.
A.
Latar Belakang Masalah
Mahasiswa adalah subjek didik di perguruan tinggi.
Sebagai subjek didik mereka memiliki kewajiban dan hak yang harus dijalankan.
Mereka memperoleh kebebasan mimbar akademik secara bertanggung jawab dan
memperoleh pelayanan di bidang akademik, administrasi, dan kemahasiswaan.
Khusus di bidang pelayanan kemahasiswaan, perguruan tinggi akan melakukan pembimbingan
seluruh kegiatan mahasiswa sebagai peserta didik selama dalam proses pendidikan
termasuk pengembangan organisasi kemahasiswaan. Dengan demikian, pembimbingan
organisasi kemahasiswaan mempunyai peran yang strategis dalam membangun
keilmuan, kepribadian, dan kemandirian mahasiswa.
Kemudian, organisasi kemahasiswaan sebagai ajang, wadah,
atau tempat dimana kegiatan mahasiswa itu berlangsung menuju sasaran yang
ditetapkan membutuhkan adanya manajemen administrasi. Karena manajemen keadministrasian
adalah ibarat softwarenya organisasi. Sebuah organisasi tanpa administrasi yang baik dan benar akan
membuat jalannya organisasi menjadi tidak teratur dan akhirnya tujuan
organisasi tidak tercapai.
Menyadari akan arti penting dan manfaatnya memahami
keadministrasian bagi penyelenggaraan organisasi kemahasiswaan, maka perlu diberikan
asupan materi mengenai keadministrasian khususnya bagi pelaksana harian
organisasi seperti ketua, sekretaris, dan bendahara lembaga kemahasiswaan di
STAIN Pekalongan. Hal inilah yang disadari benar oleh teman-teman HMPS PAI
sehingga mereka memandang perlu diadakan kegiatan pelatihan keadministrasian
bagi aktivis kampus STAIN Pekalongan dengan mengundang pemateri yang akan
menguraikan hal-hal terkait dengan keadministrasian. Salah satu yang diminta
menjadi pemateri adalah saya.
Senada dengan pemikiran di atas, saya ingin kegiatan
pelatihan ini tidak hanya berpengaruh dari sisi keilmuan, melainkan mereka pun
akan menjadi lebih baik pada sisi spiritual. Melalui acara pelatihan
administrasi ini tentu diharapkan semua Ketua, Sekretaris, dan Bendahara serta
anggota pada Lembaga Kemahasiswaan di STAIN Pekalongan akan dapat menjalankan
fungsinya dengan baik sehingga jalannya organisasi kemahasiswaan baik itu BEM,
HMJ, HMPS, dan UKM dapat berjalan dengan teratur dan lebih tertata rapi serta
tujuan organisasi pun tercapai. Oleh karena itu, salah satu bentuk konkret
utnuk mewujudkan impian saya, mahasiswa perlu diberikan pembinaan dan bimbingan
mengenai manajemen keadministrasian berbasis spiritual (Spiritual
Management) dalam melakukan aktivitasnya.
Dalam makalah ini akan disajikan tinjauan konsep dan
praktik keadministrasian dan surat-menyurat berprinsip ESQ dan sedikit mengenai
TOR (Term of Reference).
B.
Arti Penting Administrasi
1.
Pengertian Administrasi
Istilah Administrasi secara harfiah berasal dari bahasa yunani
“ Ad Ministrare “ yang artinya Ad = pada , Ministrare = melayani, maka
administrasi berarti memberikan pelayanan. Kemudian dalam bahasa Belanda “Administratie” diartikan segala kegiatan
yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat
(korespondensi), kearsipan, agenda ( pekerjaan-pekerjaan tata usaha kantor).
Dan dalam bahasa inggris “administration”,
yang berarti: tata usaha, pemerintahan, pelaksanaan, pemberian, atau
pengambilan.
Sedangkan secara istilah, administrasi diuraikan secara
berbeda oleh beberapa ahli, tetapi makna yang terkandung secara garis besar
tidak terdapat perbedaan. Berikut ini pengertian
dan definisi administrasi menurut beberapa ahli:
a.
ULBERT: Administrasi secara sempit didefinisikan sebagain penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal
dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali
baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini
lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha.
b.
WH EVANS: Administrasi
adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap
operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan
ingatan organisasi.
c.
ARTHUR GRAGER: Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat suatu organisasi.
d.
WILLIAM LEFFINGWELL dan EDWIN ROBINSON: Administrasi adalah
cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran
secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.
e.
GEORGE TERRY: Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan demikian, administrasi pada
intinya melingkupi seluruh kegiatan dari perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan hingga pengendalian dan penilaian sekelompok orang yang memiliki diferensiasi
pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama.
Atau pendeknya, administrasi merupakan proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. .
Atau pendeknya, administrasi merupakan proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. .
2.
Pentingnya Keadministrasian dalam Organisasi
Kemahasiswaan
Sebagaimana yang kita pahami bersama bahwa administrasi
merupakan hal yang penting dalam jalannya sebuah organisasi . Administrasi yang
baik dan benar akan membuat jalannya organisasi menjadi lebih teratur sehingga
tujuan organisasi dapat dicapai.
Keadministrasian dalam organisasi dimaksudkan untuk menjamin
penyelenggaraan kerja berlangsung dengan sebaik-baiknya, dalam arti agar
orang-orang yang menyelenggarakan kerja
melaksanakan kewajibannya dengan tenang, merasa
dirinya aman, dan teratur. Maka manajemen keadministrasian
ibarat software dan hardwarenya adalah organisasi, yaitu ajang, wadah/tempat
dimana kerja itu berlangsung menuju sasaran yang ditetapkan.
Selanjutnya, pengelolaan fungsi-fungsi administrasi pada
suatu Organisasi seperti DEMA STAIN
Pekalongan sebagai miniatur pemerintah pusat yang membawahi sejumlah pemerintah
provinsi dan daerah (HMJ, HMPS, dan UKM) sangatlah membutuhkan pedoman standar
keadministrasian yang menjadi rujukan dasar dan tata cara pelaksanaan sehingga koordinasi dan sinkronisasi di
bidang Administrasi Organisasi Kemahasiswaan STAIN Pekalongan dapat
terselenggara dengan tertib dan teratur.
3. Administrasi Kesekretariatan dan Cakupannya
Administrasi kesekretariatan adalah segenap proses
penyelenggaraan aktivitas kesekretariatan yang benar-benar berfungsi sebagai
tempat dan pusat aktivitas dari sebuah Organisasi.
Dari pengertian tersebut mencakup beberapa keadministrasian, antara lain:
a.
Kesekretariatan,
Administrasi Kesekretariatan merupakan bagian dari
administrasi Organisasi, yaitu sebagai unit tugas yang penyelenggarannya
diserahkan kepada bidang Sekretaris. Untuk menyelenggarakan administrasi Organisasi
dengan efektif, diperlukan suatu tempat
tertentu sebagai tempat pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan Organisasi. Tempat penyelenggaran
Administrasi sebuah Organisasi dinamakan Sekretariat.
Usaha penyelenggaran administrasi Kesekretariatan
bertujuan agar Sekretariat Organisasi benar-benar dapat berfungsi sebagai
Sekretariat Organisasi, yaitu:
1)
Tempat kerja yang efektif
dan efisien bagi pengurus dalam mengendalikan Organisasi.
2)
Pusat komunikasi Organisasi
3)
Pusat kegiatan
Administrasi
b.
Kearsipan
Arsip (KBBI) adalah dokumen tertulis dari waktu yang
lampau dikeluarkan oleh instansi resmi disimpan dan dipelihara di tempat khusus
untuk referensi. Atau arsip bisa
diartikan sebagai kumpulan surat-surat yang disimpan secar sistematis karena
mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan
kembali. Jadi intinya arsip artinya pengumpulan dan penyimpanan
surat-surat.
Tata kearsipan yang sempurna apabila semua suratan
dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu
tempat tertentu dan teratur
rapi, serta dapat dengan mudah ditemukan kembali walau
surat-surat tersebut telah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik sangat
berguna, terutama membantu kelancaran dan kerapian Organisasi pada khususnya, serta
membantu perkembangan ilmu pengetahuan pada umumnya. Surat-surat Organisasi pada prinsipnya harus disimpan di Sekretariat. Adalah sangat tidak benar dan
dilarang apabila penyimpanan surat-surat Organisasi di luar arsip Organisasi
ataupun oleh personal-personal pengurus.
Tepat apabila kita mengenal beberapa sistem penyimpanan surat-surat antara
lain: 1) Sistem Abjad (Alphabetic Filing), 2) Sistem Perihal (Subject Filing),
3) Sistem Nomer (Numerical Filing), 4) Sistem Tanggal (Chronological Filing),
5) Sistem Daerah (Geographical Filing).
Sistem kearsipan Organisasi
berjalan dengan baik
apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: 1) Mudah
dilaksanakan, 2). Mudah dimengerti, 3). Murah/ekonomis, 4). Tidak memakan
banyak tempat. 5). Mudah dicapai/ditemukan, 6). Fleksibel atau
luwes (dapat mengikuti
perkembangan Organisasi), 7). Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan
arsip 8). Mempermudah pengawasan.
Alat-alat yang
dipergunakan dalam bidang kearsipan,
misalnya: map, folder, guide, filing kabinet, lemari, rak,
dan rotari filling.
Bagi sebuah Organisasi,
surat-surat dapat disimpan pada map-map atau tempat-tempat tertentu dengan
membedakan kode KA untuk surat keluar
interen dan kode KB untuk surat-surat keluar ekstern. Sedangkan
surat-surat masuk intern berkode MA dan surat masuk ekstern dengan kode MB. Untuk
memperoleh kepraktisan lebih lanjut dari kode-kode dasar tersebut diatas dapat dikembangkan
atas kebutuhan Organisasi.
Ada satu
faktor lagi yang harus diperhatikan sehubungan dengan
pengarsipan yakni pengawetan arsip.
Pengawetan ini dapat
ditempuh dengan beberapa
jalan, antara lain: 1) Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip dipilih
dari bahan-bahan yang baik dan tahan lama oleh kerusakan. 2)Tempat penyimpana dijauhkan dari api,
air, dan kelembaban serta mudah
diawasi dari ancaman hewan perusak. 3) Dengan mengadakan reproduksi dan
fotografi. 4) Dengan mengadakan restorasi dan penjilidan arsip. 5) Dengan
mengusahakan laminasi arsip.
c.
Administrasi keanggotaan
Anggota Organisasi merupakan sasaran kerja, pembinaan dan
pengkaderan Organisasi sehingga perlu adanya Administrasi yang rapi
tentang anggota Organisasi dalam rangka terciptanya sasaran
kerja/aktivitas Organisasi yang konkrit dan terarah. Organisasi adalah Organisasi kader, sehingga Organisasi selalu menerima anggota baru, selanjutnya
melalui proses/jenjang pengkaderan dan
akhirnya melepaskan diri sebagai alumni. Menjadi anggota Organisasi pada pokoknya
adalah sementara untuk selanjutnya terjun kedalam masyarakat yang sesungguhnya.
Proses pengadministrasian anggota mulai
dari aktivitas penerimaan anggota
Organisasi yaitu: Masa Penerimaan Anggota Baru (MPAB).
d.
Administrasi surat menyurat
Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian
yang penting dari pekerjaan
administrasi
kesekretariatan. Surat pada
hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau
kehendak seseorang dalam bentuk
tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat
sebagai berikut:
1)
Bentuk pernyataan
kehendak seseorang kepada
orang lain melalui tulisan.
2)
Suatu media
pencurahan
perasaan,kehendak,pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui
orang lain,
3)
Merupakan suatu bentuk
gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan
dalam bentuk tulisan.
Dengan demikian surat
merupakan jembatan pengertian dan
alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang
demikian, maka surat-surat harus disusun
secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah
mudah dimengerti,sederhana,dan teratur.Penulis surat harus memikirkan terlebih
dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan.
Mengingat pengertian
dan pentingnya sebuah surat bagi Organisasi
maka bahasan surat-menyurat akan diuraikan secara rinci di bagian tersendiri.
e.
Inventarisasi dan dokumentasi
Inventaris Organisasi adalah
segala sesuatu yang
menjadi milik organisasi berupa kekayaan Organisasi. Inventaris Organisasi pada pokoknya dapat kita bagi menjadi dua yaitu : 1).
Inventaris yang permanen, yaitu: milik Organisasi yang dalam jangka waktu lama tidak akan
mengalami perubahan, misalnya: Sekretariat Organisasi, ATK, dsb. 2). Inventaris
yang tidak permanen, yaitu:
milik Organisasi yang mengalami perubahan dalam jangka waktu pendek /
habis terpakai. Untuk mengontrol inventaris
Organisasi ini perlu dibuat
Daftar Inventarisasi.
Tujuan dibuatnya Daftar Inventaris Organisasi adalah:
menunjukkan kekayaan organisasi, untuk menghindari adanya pemborosan, sebagai
alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan, perubahan,penggantian, serta
untuk menambah bila
terjadi kekurangan).
Penyimpanan
Inventaris Organisasi harus
dilakukan dengan baik oleh orang-orang
yang bertanggungjawab sesuai
dengan job discription
Kesekretariatan. Penyimpanan harus dilaksanakan serta
ditempatkan di Sekretariat
Organisasi, tidak diperbolehkan
dibawa atau disimpan di rumah anggota tanpa suatu ijin tertulis dari yang
berwenang.
Sedangkan, dokumen
Organisasi adalah segala
sesuatu yang menyangkut
kegiatan pencarian,
pengumpulan, penyimpanan serta
pengawetan dokumen-dokumen Organisasi.
Bentuk-bentuk dokumen Organisasi: 1) Gambar-gambar dan foto-foto. 2) Tulisan-tulisan
dan surat-surat penting. 3) Benda-benda berharga dan bernilai. 4) Fotocopy atau salinan surat. 5) Surat
khabar,majalah dan lain sebagainya.
Dokumen itu selain dipergunakan untuk kepentingan
tertentu juga dipakai untuk Menyusun
laporan tahunan Organisasi
serta bukti yang
sah. Pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti halnya
barang-barang inventaris dan arsip hendaknya disusun dengan rapi dan teratur
dalam map-map dan tempat-tempat tertentu dengan pengelompokan menurut
kebutuhan.
Aktivitas dokumentasi juga sangat penting dalam menyusun
sejarah perjuangan organisasi.
Berikut ini adalah
gambaran pengelolaan inventaris
dan dokumentasi organisasi:
Gambar 6.1: Alur Pengelolaan Inventaris / Dokumentasi
Keterangan:
·
Dokumentasi atau
inventaris organisasi dapat
berasal dari pembelian,
hibah dan sumber lain seperti:
sisa hasil kegiatan, sumbangan tidak mengikat.
·
Semua dokumentasi dan
inventaris yang masuk ke organisasi ini dikelola oleh
bagian kesekretariatan dalam
organisasi yang
pertanggungjawabannya disampaikan langsung kepada ketua organisasi.
·
Inventaris dan
dokumentasi organisasi digunakan
untuk keperluan operasional organisasi dan administrasi organisasi.
f.
Administrasi perpustakaan
Keberadaan Organisasi memiliki tujuan-tujuan tertentu
seperti tujuan pengembangan diri dan ilmu pengetahuan. Dalam hal ini, keberdaan
Organisasi kemahasiswaan di STAIN Pekalongan sangat menunjang upaya
pengembangan keilmuan, kepribadian, dan kemandirian mahasiswa. Tujuan-tujuan
itu sebagaimana termuat dalam Anggaran Dasar Organisasi Kemahasiswaan, maka
perpustakaan di tiap organisasi adalah hal yang tidak dapat dipisahkan. Dengan demikian, Organisasi kemahasiswaan
juga merupakan lembaga pendidikan dan lembaga ilmiah. Perpustakaan yang ideal
bagi Organisasi Kemahasiswaan adalah referensi yang meliputi buku-buku yang
diperlukan oleh anggota dalam penyelenggaraan organisasi.
g.
Administrasi Keuangan
Keuangan
bagi organisasi adalah
satu sumber daya
yang menggerakkan
aktivitas-aktivitas. Keuangan dalam Organisasi harus dikelola sebaik mungkin
melalui peran seorang bendahara, yang
mengelola administrasi keuangan
secara bertanggung jawab. Administrasi Keuangan meliputi Anggaran,
Pembukuan, Pendanaan, Laporan Keuangan, serta Dana.
1)
Anggaran. Dalam melakukan
kegiatan-kegiatan dalam
suatu organisasi maka perencanaan yang
cermat sangat dibutuhkan,
termasuk juga mengenai
rencana alokasi anggaran (budget).
Budget dapat dianggap
sebagai sistim yang
memiliki kekhususan tersendiri atau sebagai
sub-sistem yang memerlukan hubungan dengan sub-sistem lain
yang ada dalam organisasi
itu. Dalam sebuah
organisasi seorang bendahara
dalam menyusun anggaran yang dibuatnya dalam suatu kurun waktu masa
kepengurusannya harus berkoordinasi
dengan semua pengurus organisasi terutama pimpinan dari organisasi
tersebut sehingga ia dapat membuat alokasi pendanaan yang sesuai dengan
prioritas program kerja dan sejalan dengan visi dan misi dari organisasi
tersebut.
2)
Pembukuan. Sistem pembukuan
yang baik dan kesanggupan bekerja secara teliti
dengan angka-angka merupakan modal dasar bagi pembukuan sebuah Organisasi.
Hal-hal yang menunjangnya, antara lain:
satu buku penerimaan dengan karbon atau struk, satu buku kas berkolom, sebuah
buku ekspedisi, suatu file menurut abjad untuk korespondensi dan satu untuk
tanda terima pembayaran. Untuk organisasi biasanya istilah yang digunakan dalam
pembukuan adalah penerimaan dan pengeluaran. Dimana penerimaan diletakkan
disebelah kiri dan pengeluaran disebelah kanan. Masukkan perincian pos-pos
dalam buku, struk-struk kwitansi dan cek.
Beri nomor semua tanda
terima untuk uang yang diterima dan
tanda bukti pembayaran untuk
faktur yang dibayar kemudian masukkan jumlah-jumlah tersebut kedalam buku kas.
Semuanya ini akan memudahkan pemeriksaan. Penataan buku kas harus up to date/terbaru dan sesuai dengan
lembaran-lembaran buku penerimaan
dan pengeluaran pada
saat tertentu sehingga
posisi keuangan dengan mudah dapat diketahui.
Contoh halaman Buku Kas:
Penerimaan
|
Pengeluaran
|
||||||
Tgl/ April
|
Bukti No.
|
Keterangan
|
Jumlah
|
Tgl April
|
Bukti No.
|
Keterangan
|
Jumlah
|
1
|
Saldo
|
Rp.250.000,-
|
2
|
12
|
Pengeluaran oleh
Sekretaris
|
Rp.10.000,-
|
|
3
|
20
|
Sumbangan Sdr. Slamet
|
Rp.200.000,-
|
13
|
Pembelian Buku Agama
|
Rp15.000,-
|
|
3
|
21
|
Sumbangan Sdr.
Fahruzzaman
|
Rp. 100.000,-
|
14
|
Foto Copy Bid. Organisasi
|
Rp.3000,-
|
|
5
|
22
|
Hasil Pameran Buku
|
Rp.400.000,-
|
25
|
Pembuatan Kop Surat
|
Rp.50.000,-
|
|
Dst
|
Dst
|
||||||
3)
Laporan keuangan. Laporan keuangan berisi informasi
tentang prestasi organisasi
di masa lampau dan dapat memberikan petunjuk untuk penetapan
kebijaksanaan di masa yang akan datang Secara
teratur bendahara harus melaporkan
posisi keuangan kepada kepengurusan. Bendahara
berhak memeriksa pengeluaran
akan tetapi tidak
dapat mengawasinya; pengawasan adalah
tanggung kepengurusan. Bendahara
harus mendapat kepastian bahwa
setiap pengeluaran yang besar telah mendapat
otorisasi yang diperlukan dan
dicatat.sekiranya bendahara merasa
bahwa pengurus menjalankan
kebijakan keuangan yang bertentangan dengan kepentingan Organisasi. Bendahara
dapat meminta Ketua untuk mengadakan permusyawaratan. Setiap 3 bulan atau 6
bulan harus dibuat
sebuah neraca. Apabila
dibuat secara teratur
akan memudahkan pembuatan neraca
tahunan pada saat
Rapat Anggota/LPJ (Laporan Pertangungan Jawab).
C.
Surat-Menyurat Dinas/Resmi
1.
Menulis Surat
Menulis surat adalah kegiatan memilih, memilah dan
menyusun pesan yang dikomunikasikan dalam simbol-simbol grafis bahasa Indoneisa
melalui media surat (Indihadi, 2006: 7). Adapun surat adalah media komunikasi
tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya
(Kosasih dan Sutari, 2003: 11).
Berdasarkan sifatnya, surat terdiri dari surat pribadi
dan surat resmi. Paparan tentang surat resmi akan penulis sajikan pada bagian
berikut berkaitan dengan materi pembelajaran yang akan disampaikan pada kelas
eksperimen dan kelas kontrol, yaitu surat resmi yang berbentuk surat
permohonan.
2.
Pengertian Surat Resmi
Mansur (1974: 3) menyebutkan bahwa surat resmi adalah
surat yang diselenggarakan antara perusahaan dengan perusahaan; perusahaan
dengan instansi pemerintah dan sebaliknya; perusahaan dengan perseorangan dan
sebaliknya; instansi pemerintah dengan perseorangan dan sebaliknya.
Selanjutnya, Kosasih dan Sutari (2003: 11) mengutarakan
bahwa:
“Surat resmi atau sering disebut juga surat dinas adalah
alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi dalam hal permintaan bantuan dan kerjasama. Surat resmi merupakan alat
komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam administrasi untuk menyampaikan
maksud secara tertulis antata instansi yang satu dan yang lain atau antara
instansi kepada perseorangan”.
Dari pengertian surat resmi di atas, dapat dikatakan
bahwa menulis surat resmi adalah kegiatan menulis surat yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan dinas untuk menyampaikan maksud secara tertulis
antara perusahaan dengan perusahaan; perusahaan dengan instansi pemerintah dan
sebaliknya; perusahaan dengan perseorangan dan sebaliknya; instansi pemerintah
dengan perseorangan dan sebaliknya dalam memenuhi syarat admistrasi.
3.
Tujuan Menulis Surat Resmi
Menurut Kosasih dan Sutari (2003: 1l), tujuan menulis
surat resmi adalah untuk menyampaikan maksud secara tertulis antara instansi
yang satu dan yang lain atau antara instansi kepada perseorangan dan antara
perseorangan kepada instansi. Soedjito dan Solchan (2004: 14)
menggolongkan surat lamaran, surat
permohonan izin, dan sejenisnya yang dibuat atas nama diri sendiri termasuk
surat pribadi berdasarkan isinya.
Sehubungan dengan penjelasan di atas, surat lamaran,
surat permohonan izin, dan sejenisnya yang dibuat atas nama diri sendiri
menurut penulis tetap termasuk surat resmi berdasarkan sifat dan penggunaan
ragam bahasanya yang ditulis dengan bahasa resmi/baku.
4.
Fungsi Menulis Surat Resmi
Menurut Kosasih dan Sutari, 2003: 13) surat memiliki
fungsi sebagai: media komunikasi, bukti tertulis, alat pengingat, bukti
historis, pedoman kerja, dan duta organisasi.
Senada dengan itu, Qonita (2004: 4) menyatakan bahwa
surat selaku media atau alat komunikasi tertulis memiliki manfaat dan fungsi
sebagai: sarana komunikasi, wakil atau duta, bahan bukti yang kuat, sumber
data, bahan pengingat, jaminan, media
pengikat, alat promosi, dan sarana untuk penghematan.
5.
Macam-macam Surat Resmi
Berdasarkan isinya surat resmi, Kosasih dan Sutari (2003:
15) membedakannya, antara lain:
(1). surat undangan;
(2). surat pengantar;
(3). surat pemberitahuan;
(4). surat perrmohonan bantuan;
(5). surat keterangan;
(6). surat tugas;
(7). surat edaran;
(8) surat pernyataan;
(9). surat pengumuman;
(10). surat peringatan;
(11). surat permohonan izin;
(12). surat perintah;
(13). surat
perjanjian;
(14). surat keputusan;
(15). surat pengusulan; dan lain-lain.
6.
Bagian-Bagian Surat Resmi
Bagian-bagian surat dapat diletakkan dalam posisi yang
berbeda-beda. Dalam bagian ini penulis hanya akan memberikan contoh dari bentuk
surat lurus yang dicontohkan Kosasih dan Sutari (2003: 45). Hal ini
dikarenakan, bentuk surat lurus memiliki kepraktisan sebab lebih rapih dan
memiliki komposisi yang merata. Selain itu juga dalam bentuk lurus pemenggalan
antara alinea-alineanya dilakukan dengan pemisahan spasi.
Keterangan
(1)
: kepala surat
(2)
: tanggal, bulan, tahun surat
(3)
: nomor surat
(4)
: lampiran
(5)
: hal atau perihal
(6)
: alamat yang dituju (alamat
dalam)
(7)
: salam pembuka
(8a)
: alenia pembuka
(8b)
: isi surat
(8c)
: alenia penutup
(9)
: salam penutup
(10)
: tanda tangan penanggungjawab
surat
(11)
: nama penanggungjawab surat
(12)
: jabatan penanggungjawab surat
(13)
: tembusan
(14)
: inisial
7.
Penjelasan Bagian-Bagian Surat Resmi
Keterangan yang lebih jelas
mengenai bagian-bagian surat resmi, diuraikan satu per satu merujuk dari
Kosasih dan Sutari di bawah ini.
1)
Kepala Surat
Sesuai dengan namanya, kepala surat selalu terletak di
bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi yang
bersangkutan. Dalam kepala surat itulah dicantumkan identitas berikut:
a)
nama instansi,
b)
lambing atau logo
instansi,
c)
alamat,
d) nomor telepon,
e)
nomor kotak pos (jika ada),
dan
f)
fax atau e-mail (jika
ada).
Kepala Surat menunjukkan resminya sebuah surat. Oleh
sebab itu, jangan memakai blangko surat dinas untuk berkirim-kiriman surat
secara pribadi. Kepala surat dapat berfungsi sebagai alamat (identitas)
pengirim surat.
Perhatikan contoh berikut!
|
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jalan Dr. Setiabudi No. 229 Bandung 40154 Telp./Fax
(022) 2001452
______________________________________________________
|
2)
Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama
tempat tidak perlu dicantumkan sebab sudah termuat pada kepala surat. Nama
tempat perlu dituliskan pada surat-surat yang tidak berkepala surat, misalnya
surat pribadi dan surat lamaran pekerjaan.
Contoh penulisan yang benar:
1)
Surabaya, 27 juli 2003
2)
17 Agustus 2001
Hal-hal lainnya yang harus diperhatikan adalah:
a.
nama bulan ditulis dengan
huruf secara lengkap,
b.
angka tahun tidak boleh
disingkat, dan
c.
pada akhir baris tidak
boleh dibubuhi tanda titik.
Contoh-contoh penulisan tanggal surat yang salah:
1)
5-1-1981
2)
17 Jan. 1981
3)
22 Desember ‘02
4)
1 Januari 2003. (memakai
titik)
3)
Nomor Surat
Penulisan nomor surat berguna untuk:
1)
memudahkan mengatur
penyimpanan,
2)
memudahkan mencarinya
kembah,
3)
mengetahui berapa
banyaknya surat yang keluar,
4)
mempercepat penyelesaian
surat-menyurat (membalas surat), dan
5)
memudahkan petugas
kearsipan.
Lazimnya nomor surat berisikan: (1), nomor urut surat
yang dikirimkan (keluar), (2). kode, (3). angka bulan, dan (4). angka tahun.
Contoh:
Nomor : 007 / KS-I/ IV /
2001
angka
tahun angka bulankode suratnomor surat
Contoh lain untu Institusi PTAIN:
Nomor : Sti. 20. B.02/PP.00.9/500/2013
angka
tahun nomor suratkode suratkode lembaga
Contoh penulisan nomor surat yang benar:
1)
Nomor : 001/SMU-1/2013
2)
Nomor : 001/SMU-1/I/2013
Contoh penulisan nomor surat yang salah:
1)
Nomor : 001/SMU-1/201
2)
Nomor :
21/SMU-1/II/2013
3)
Nomor :
21/SMU-1/II/2013. (tidak memakai titik)
4)
Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain.
Jika bersama surat yang dikirimkan itu disertakan surat-surat lain, misalnya:
1)
salinan ijazah,
2)
akte kelahiran,
3)
surat berkelakuan baik,
4)
jadwal kegiatan,
5)
daftar peserta dan
6)
surat keterangan kesehatan
dari dokter pemerintah,
Kaidah-kaidah penulisan lampiran:
1)
huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf capital;
2)
sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya
menjadi lamp;
3)
pencantuman jumlah
lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan yang
menggunakan angka, pilih salah satu saja;
4)
bila tidak ada sesuatu
yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantum lampiran
pada surat itu; dan
5)
pada akhir baris tidak
menggunakan tanda titik.
Contoh penulisan yang benar:
3)
Lampiran : tiga lembar
4)
Lampiran : satu
berkas
5)
Lampiran : tiga
helai
Contoh penulisan yang salah:
4)
Lampiran :3 (tiga) lembar
5)
Lamp. : satu
berkas
6)
lampiran : Dua
lembar
5)
Hal Surat
Hal bermakna ‘perkara’, ‘soal’, ‘urusan’, ‘peristiwa’,
dan ‘tentang hal’. Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat.
Kaidah-kaidah penulisan hal surat:
1)
harus ditulis dengan
singkat, jelas dan menarik;
2)
berwujud kata atau frase,
bukan kalimat; dan
3)
huruf pertama pada setiap
katanya harus ditulis dalam huruf
kapital.
Contoh penulisan hal yang
benar:
1)
Hal :
Permohonan Izin
2)
Hal :
Permohonan Bantuan Dana
Contoh penulisan hal yang
salah:
1)
Hal/perihal :
Permohonan bantuan tenaga kerja
2)
Perihal :
Permohonan lamaran kerja
6)
Alamat Surat
Ada dua macam alamat surat, yaitu (1) alamat dalam (pada
helai surat) dan (2) alamat luar (pada amplop).
1)
Alamat Luar pada Sampul
Yang dimaksud alamat luar adalah adres yang ditulis pada
sampul surat. Adres yang ditulis pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk
dalam menyampaikan surat kepada orang yang, berhak menerimanya. Oleh karena
itu, tulislah alamat luar itu selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya,
seperti nama penerima surat, nama jalan, nomor kantor/rumah, nama kola, dan
kode pos.
a) Alamat pada
sampul surat terdiri atas:
(1) kata Kepada
Yth;
(2) nama jabatan;
(3) unit kerja; dan
(4) alat lengkap.
b) Di depan nama jabatan dan atau gelar pada sampul surat dan/atau
surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara, dan/atau Saudari.
Contoh-contoh penulisan alamat surat yang benar:
1)
Kepada
Yth. Encep Syarief Nurdin,
Drs., M. Pd.
Jalan Gegerarum Baru 20
Bandung 40153
2)
Kepada
Yth. Ketua STAIN Pekalongan
Jalan Kusumabangsa 9
Pekalongan 51114
2)
Alamat Dalam pada
Surat
Alamat dalam adalah adres yang ditulis pada kertas surat.
Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinya yang berhak
menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk
mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam
surat.
Ketentuan penulisan pada alamat surat bagian dalam:
a)
tidak didahului kata
Kepada;
b)
menggunakan kata Yth.;
c)
menggunakan nama jabatan;
d)
mencantumkan unit kerja;
e)
menggunakan alamat
lengkap; dan
f)
nama tempat pada alamat
yang dituju tidak didahului kata depan di.
Penulisan alamat surat tidak sama persis dengan alamat
luar surat.
Contoh penulisan yang benar:
1)
Yth. Kepala Subbagian Umum
STAIN Pekalongan
Contoh penulisan yang salah:
1)
Kepada
Yth. Kepala Subbagian Umum
STAIN Pekalongan
7)
Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi
sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju. Terdapat berbagai macam salam pembuka, antara
lain :
1)
Dengan hormat,
2)
Salam hormat,
3)
Saudara..... yang terhormat,
4)
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
5)
Assalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh.
Penggunaan salam pembuka hendaknya disesuaikan dengan
pihak yang dituju. Apabila yang ditujunya itu adalah lingkungan perguruan
tinggi agama ESQ atau pesantren, akan lebih baik apabila digunakan "Assalamu’alaikum,". Namun,
apabila yang ditujunya itu merupakan lembaga umum, maka hendaknya digunakan
salam pembuka "Dengan hormat,".
Hal lainnya yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam
pembuka adalah:
a)
huruf awal pada salam
pembuka ditulis dengan huruf kapital,
b)
huruf awal kata
"hormat" ditulis dengan huruf kecil.
c)
penulisan salam pembuka
diakhiri dengan tanda koma.
8)
Isi Surat
Secam umum isi surat, terbagi atas alinea pembuka, alinea
isi, clan alinea penutup.
1)
Alinea pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat.
Penulis hendaknya mengunakan alinea pembuka yang sesuai dengan isi surat. Oleh
karena itu, susunlah alinea pembuka itu dengan menarik, yakni dengan
menggunakan pilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang sesuai, dan ejaan
yang benar.
Beberapa contoh alinea pembuka untuk pengantar isi surat
dan untuk jawaban atau balasan surat:
a)
Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara ...
b)
Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk ...
c)
Dengan
ini kami beritahukan bahwa ……
d)
Bersama
ini kami lampirkan …..
e)
Kami
mengundang …..
f)
Sesuai
dengan pemberitahuan ….
g)
Dengan
sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..
h)
Perkenankanlah
kami melaporkan
Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama
ini” dan “dengan ini” dalam menulis
surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu
yang disertakan atau dilampirkan.
Contoh alinea pembuka pada surat balasan :
a)
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ...
b)
Membahas
surat Saudara tanggal….. No. ...
c)
Memenuhi
permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...
d)
Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...
e)
Surat Saudara
tanggal .... No. ....
telah kami terima
dengan baik. Sehubungan
dengan itu ……
2)
Alinea Isi
Alinea isi merupakan bagian surat yang menampung bagian
maksud penulisan surat. Isinya merupakan kelanjutan dari alinea pembuka dan
isinya menerangkan hal yang telah diterakan sebelumnya.
Untuk menyusun isi surat yang baik hendaknya diperhatikan
ketentuan-ketentuan berikut.
a)
Tetapkan terlebih dahulu
maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak diberitahukan, ditanyakan,
dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada penerima surat.
b)
Tetapkan urutannya secara
sistematis dan logis.
c)
Gunakanlah informasi/fakta
secara memadai.
d)
Susunlah ke dalam beberapa
alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama.
e)
Perhatikan bentuk surat
dan penulisan bagian-bagiannya terutama untuk surat resmi.
f)
Perhatikan penulisan ejaan
dalam kalimat surat.
3)
Alinea Penutup
Alinea penutup juga harus disesuaikan dengan isi surat.
Di dalamnya bisa berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, atau pun ucapan
selamat. Alinea penutup umumnya lebih sederhana bila dibandingkan dengan alinea
isi maupun dengan alinea pembuka. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas
sebuah kalimat.
Beberapa contoh kalimat penutup:
a)
Atas bantuan Bapak, saya sampaikan banyak terima kasih.
b)
Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.
c)
Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara,
kami ucapkan terima kasih.
d)
Atas perhatian dan bantuan Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.
e)
Kami berharap
kerjasama kita membuahkan hasil
baik dan berkembang
terus, terima kasih.
f)
Demikian
laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
g)
Besar harapan
kami atas terkabulnya
permohonan ini dan
untuk itu kami ucapkan terima kasih.
9)
Salam Penutup
Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan
wassalam. Dalam lingkungan pesantren, biasanya digunakan kalimat wassalamualaikum warohmatullahi wabarokatuh.
Sebagai catatan dalam surat dinas tidak digunakan salam penutup.
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penulisan
salam penutup adalah :
a)
huruf awal salam penutup
ditulis dengan huruf kapital; denga
b)
penulisan salam penutup
diakhiri tanda koma.
Contoh:
Hormat kami,
Hormat saya,
Wassalam,
10)
Pengirim Surat
Pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas
penulisan/penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian
akhir surat tersebut, dibubuhi tanda tangan. Pembubuhan tanda tangan itu
penting, di samping sebagai bukti pertanggungjawaban, jugs berfungsi sebagai
tanda keabsahan surat tersebut.
Hal lainnya yang perlu diperhatikan dalam penulisan
pengirim surat adalah sebagai berikut.
a)
Pengirim surat hendaknya
disertai identitas diri, misalnya: jabatan, nomor induk pegawai, dan cap
dinas/jabatan.
b)
Nama pengirim tidak
digarisbawahi, tidak pula berada di antara tanda kurung.
c)
Pada akhir baris tidak
dibubuhkan tanda titik.
Contoh penulisan pengirim Surat :
1)
Sekretaris Panitia,
ttd.
Fahruzzaman
NIM 232012011
Contoh-contoh kekeliruan yang sering dijumpai dalam
penulisan pengirim surat:
1)
Hormat saya,
ttd.
(Ny. Subarkah Hasanudin)
Seharusnya tidak menggunakan tanda kurung
11)
Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon copy;)
surat atau tindasan dikirimkan
ke beberapa nstansi atau pihak lain yang
ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.
Contoh penulisan pengirim Surat :
Tembusan:
1. Kepala Dinas Pendidikan Kota Pekalongan
2. Gubernur Jawa Tengah
3. Walikota Pekalongan
4. Arsip
Atau
cc.: 1.
2.
Sampai tidaknya isi surat
kepada pembacanya sangat ditentukan oleh bahasa yang digunakan. Dalam bagian di
bawah ini dipaparkan tentang penggunaan aspek-aspek kebahasaan dalam surat
resmi.
8.
Penggunaan Aspek-aspek Kebahasaan dalam Surat Resmi
Menurur Kosasih dan Utari
(2003: 54) terdapat empat aspek kebahasaan yang perlu dalam penulisn surat,
yakni: (1). pengaturan paragraf, (2). penyusunan kalimat, (3). pemilihan kata,
dan (4). ketepatan ejaan.
9.
Pengarsipan Surat
Penyimpanan arsip surat
dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut: 1). Membaca surat, Tujuan membaca surat ialah untuk mengetahui isi surat, asal atau
tujuan surat dan yang paling pokok adalah
tanggal surat. Disamping
itu juga untuk mengetahui apakah
sudah ada
persetujuan dari pimpinan yang bersangkutan bahwa surat tersebut sudah boleh
disimpan.
2). Memberi kode, Kode
yang digunakan adalah
kode surat masuk/keluar,disamping itu
juga tanggal yang tercantum pada baris tanggal. 3). Menyortir, Surat-surat yang mempunyai
kode dan tanggal
yang sama dikelompokkan menjadi satu sehingga
mempermudah dan memperlancar penyimpanan. 4). Mencatat Surat, Surat-surat,sebelum disimpan
pada tempatnya,dicatat dahulu
dalam buku agenda.
a. Buku agenda
Untuk memudahkan sistem
administrasi dan kesekretariatan dalam
hal ini pengelolaan surat
menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis,
maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu diatur tersendiri. Adapun
unsur-unsur yang penting untuk dicatat adalah: 1) Nomor urut arsip. 2) Nomor kode arsip. 3) Nomor surat. 4) Tanggal terima. 5) Nomor dan tanggal surat. 6) Isi surat. 7) Asal surat. 8) Keterangan. Contohnya Buku Arsip Keluarsebagai berikut.
No
|
Kode Arsip
|
No.Surat
|
Tanggal
|
Perihal
|
Kepada
|
Keterangan
|
10
|
KA I
|
18/U-SEK/I/2013
|
8-2-2013
|
Undangan
|
DEMA
|
Kemudian, pengiriman surat agar dipastikan menempuh
perjalanan menuju tujuannya, maka kita bukukan dulu dalam buku
ekspedisi yang memuat kolom-kolom sebagai berikut.
No
|
Tgl. Pengiriman
|
Kepada
|
Tgl/No.Surat
|
Lampiran
|
Penerima
|
Keterangan
|
10
|
12-3-2013
|
Pemateri Pelatihan
|
12-3-2013/
18/PPK-HMPSPAI/II/2013
|
-
|
M. Fauzan
|
D.
TOR (Term of Reference) dan SOP (Standar Operational
Procedur)
Peristilahan TOR antara lain:
a.
TOR (Term
Of reference) adalah kerangka kerja.
b.
TOR adalah perencanaan liputan atau yang biasa
disebut outline, atau lembar penugasan. (Terjemahan istilah TOR ini biasa dipergunakan
pada bidang jurnalistik)
c.
Term of
Reference (TOR) adalah segala batasan
yang berguna untuk setiap pengisi (pemateri/pembicara) agar sesuai dengan apa
yang diharapkan panitia yang mengundangnya. Bagi pemateri suatu acara baiuk pelatihan mapun seminar pasti sudah pernah dikasih TOR.
d.
Term of
Reference (TOR) adalah segala batasan
yang berguna untuk pendeskripsian setiap kegiatan agar sesuai dengan apa yang menjadi tujuan kegiatan. (Terjemahan istilah TOR ini biasa dipergunakan
pada bidang jurnalistik)
Biasanya TOR dari sebuah kegiatan seperti seminar, pelatihan,
dan semacamnya mengandung beberapa poin penting. Poin-poin tersebut di
antaranya :
1)
Nama Kegiatan
2)
Latar Belakang/Dasar Pemikiran
3)
Tujuan, Sasaran, dan Target
4)
Nara Sumber, Panitia, dan Peserta
5)
Waktu dan Tempat
6)
Rencana Anggaran
7)
Penutup
Sementara itu, peristilahan SOP antara lain:
a.
SOPs :
Standard (Standing) Operating Procedures (Istilah yang
diadopsi dari Bahasa Inggris)
b.
SPO :
Standar Prosedur Operasi (Terjemahan
istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang perkebunan)
c.
SOB :
Standar Operasional Baku. (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang industri)
d.
Protap : Prosedur
Tetap (Istilah umum dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di kalangan
militer dan kepolisian)
e.
SOP :
Standar Operasional Prosedur (Istilah yang biasa dipergunakan dalam dunia
pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan)
Adapun hakekat SOP adalah untuk menghindari miskomunikasi,
konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan. SOP merupakan petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat cara
melaksanakan tugas/pekerjaan. SOP berisi mekanisme mengkomunikasikan peraturan dan
persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis bagi pegawai/pekerja.
Atau dengan istilah “semua orang membaca irama musik yang sama”. Contoh SOP ditampilkan di bawah ini
IDENTIFIKASI SOP BAGIAN PERENCANAAN BADAN KETAHANAN PANGAN
No.
|
Tugas
|
Fungsi
|
Sub-Fungsi
|
Output
|
Aspek
|
Judul SOP
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
1
|
Penyusnan Laporan Pelaksanaan Kegiatan di Bidang Urusan Perbendaharaan
|
Pelaksanaan
urusan perbendaharaan, penerimaan negara bukan pajak (PNBP), penyiapan,
pengujian dan penerbitan surat perintah membayar
|
Penyusunan
dokumen penetapan pejabat pengelola keuangan
|
SK Mentan
tentang Pejabat Pengelola Keuangan
|
Mengumpulkan,
menghimpun, mengolah, membahas usulan konsep surat keputusan Mentan
|
Penyusunan
usulan penetapan pejabat pengelola keuangan oleh Mentan
|
Selanjutnya,
sehubungan dengan maksud penulis agar kegiatan administrasi dan surat-menyurat
berimplikasi pada spiritual pelakunya, maka penulis menyajikan paparan tentang
surat menyurat berprinsip ESQi di bawah ini.
E.
Manajemen Keadministrasian dan Surat-Menyurat Berprinsip ESQ
sebagai Sarana Pembentukan Karakter Mahasiswa
Apa itu manajemen
keadministrasian dan surat-menyurat berprinsip satu ihsan, enam rukun iman, dan
lima rukun ESQ? Manajemen keadministrasian dan surat-menyurat berprinsip ESQi
ini pada dasarnya merupakan sebuah manajemen keadministrasian dan
surat-menyurat yang melibatkan pembangunan kecerdasan emosional spiritual (ESQ)
penulisnya.
Secara rinci tips langkah manajemen
keadministrasian dan surat-menyurat berprinsip ESQ adalah sebagai berikut.
a.
Jernihkan hati (ZMP), dengan banyak beristighfar dalam berorganisasi.
b.
Hidupkan Cahaya Hati (God Spot), menjadikan Dzikir Asmaul Husna sebagai barometer dalam bersikap
dan bertindak dalam berorganisasi.
c.
Bangun Mental (Mental Building), Menjadikan Tasbih, Tahmid, Tahlil, dan Takbir sebagai
pegangan, pembimbing, dan pendorong dalam berorganisasi.
d.
Bangun Ketangguhan Pribadi (Personal
Strength), Pertama, bersyahadat dengan penjiwaan agar
memiliki prinsip mission statement yang jelas, lakukan shalat lima waktu dengan
benar agar memiliki sebuah metode pembangunan karakter (character building) dan
lakukan puasa agar memiliki kemampuan pengendalian diri (self control) yang
terlatih.
e.
Bangun Ketangguhan Sosial (Social
Strength),
Adapun Aplikasi prinsip ESQ yang lain,
enam rukun iman akan disajikan dalam bagian tersendiri pada kesempatan yang
berbeda. Dengan demikian, menguasai dan memahami
metodologi keadministrasian berprinsip ESQ, sekurangnya mahasiswa dapat
tercipta suatu sistem mental dan karakter mahasiswa dalam satu kesatuan tauhid,
yaitu mensucikan Allah SWT.
Pembangunan karakter mahasiswa melalui manajemen keadministrasian dan surat-menyurat
berprinsip ESQ diharapkan akan membentuk sikap dan menanamkan
nilai-nilai: 1) kejujuran, 2)
keingintahuan, 3) tanggung jawab, 4) kritis, 5) keterbukaan, 6) objektif, 7)
sikap rela menghargai karya orang lain, 8) keberanian mempertahankan kebenaran,
dan 9) sikap menjangkau masa depan. Nilai-nilai tersebut diambil dari
Asmaul Husna yang dijunjung tinggi sebagai bentuk pengabdian manusia kepada
sifat Allah yang harus dimunculkan oleh mahasiswa dalam berorganisasi, meliputi:
1.
Kejujuran, adalah wujud pengabdian kepada sifat Allah, Al Mukmin, Kejujuran adalah mata uang yang berlaku dimana-mana.
Jujur dalam
berorganisasi misalnya: jujur saat
mengemukakan pendapat,
jujur saat
mengemukakan laporan, jujur masalah uang, jujur
dalam menilai kinerja, dan lain-lain.
2.
Tanggung Jawab dan Komitmen. Tanggung jawab dan komitmen dapat diartikan“memegang
teguh amanat, kesepakatan, janji, tugas yang telah dibuat atau diterima
(diucapkan ataupun dituliskan) dan menyelesaikannya dengan bersungguh-sungguh
dengan semaksimal mungkin (mengerahkan kemampuan maksimal untuk mencapai tujuan
atau tugas tersebut)”.
3.
Loyalitas. Loyalitas
adalah wujud pengabdian kepada sifat Allah, Al Waakil, Loyalitas mengacu pada
kesetiaan pada organisasi, kerelaan berkorban untuk organisasi, dan hal-hal
lain yang sifatnya herois.
4.
Kekeluargaan dan rasa saling memiliki. Keduanya berakibat pada rasa
nyaman antar anggota didalam organisasi tersebut, dan akhirnya mempengaruhi
pula ikatan emosional, kinerja, dan lain-lainVisioner/Menjangkau
masa depan. adalah wujud pengabdian
kepada sifat Allah, Al Aakhir.
5.
Keterbukaan. Kemauan untuk berkembang menunjukkan
keterbukaan pada hal-hal baru yang masih asing. Hal ini juga menunjukkan bahwa
dalam diri seorang anggota itu atau organisasi itu, ada keinginan untuk selalu
meningkatkan kualitasnya, sehingga yang dihasilkan organisasipun meningkat baik
kualitas ataupun kuantitasnya,
6.
Berkomunikasi
yang efektif dan efesien. Disadari
atau tidak, komunikasi yang efektif dan efisien baik secara lisan maupun
tulisan ini menjadi kunci kesuksesan di hampir semua
aspek dalam organisasi.
F.
Simpulan
Kegiatan keadministrasian dan surat-menyurat dalam
berorganisasi diharapkan mampu mengembangkan potensi mahasiswa menjadi
kemampuan-kemampuan keilmuan yang didukung oleh kegiatan melalui jalur
kurikuler, kokurikuler dan ekstrakurikuler. Jalur kurikuler ujung tombak
pembinaan adalah dosen pengampu mata kuliah serta pengelola jurusan/program studi.
Sedangkan jalur esktrakurikuler adalah pembinaan mahasiswa melalui wadah
oraganisasi kemahasiswaan. Kemudian, organisasi kemahasiswaan tersebut sebagai
ajang, wadah, atau tempat dimana kegiatan mahasiswa itu berlangsung menuju
sasaran yang ditetapkan membutuhkan adanya manajemen administrasi. Karena
manajemen keadministrasian adalah ibarat softwarenya organisasi. Sebuah
organisasi tanpa administrasi
yang baik dan benar akan membuat jalannya organisasi menjadi tidak teratur dan
akhirnya tujuan organisasi tidak tercapai. Akhirnya, melalui acara
pelatihan administrasi ini tentu diharapkan semua Ketua, Sekretaris, dan
Bendahara serta anggota pada Lembaga Kemahasiswaan di STAIN Pekalongan akan
dapat menjalankan fungsinya dengan baik sehingga jalannya organisasi
kemahasiswaan baik itu BEM, HMJ, HMPS, dan UKM dapat berjalan dengan teratur
dan lebih tertata rapi serta tujuan organisasi pun tercapai.
DAFTAR PUSTAKA
Agustian, Ary Ginanjar. 2007. Rahasia Sukses Membangun
Kecerdasan Emosi dan Spiritual ESQ. Jakarta: ARGA Publishing.
Ahmadi, Mukhsin. 1990. Dasar-dasar Komposisi Bahasa Indonesia. Malang: Y3A.
Akhadiah, S. dkk. 1990. Pembinaan Kemampuan Menulis Bahasa Indonesia. Jakarta: Airlangga.
Departemen Litbang. 2002. Buku Pedoman Administrasi.
Surabaya: KMHDI.
Karyanto, U. Budi. 2007. Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi. Pekalongan: STAIN
Pekalongan Press.
Keraf, Gorys. 1994. Komposisi:
Sebuah Pengantar Kemahiran Berbahasa. Ende: Nusa Indah.
Kosasih dan Sutari, Ice. 2003. Surat-Menyurat
& Menulis Surat Dinas dengan Benar. Bandung: Yrama Widya.
Mansur, Ahmad. Pelajaran
Surat-Menyurat Indonesia. Bandung: Yayasan Pendidikan Ilmu Administrasi
Indonesia.
ditetapkan membutuhkan adanya manajemen administrasi. Karena
manajemen keadministrasian adalah ibarat softwarenya organisasi. Sebuah
organisasi tanpa administrasi
yang baik dan benar akan membuat jalannya organisasi menjadi tidak teratur dan
akhirnya tujuan organisasi tidak tercapai. Akhirnya, melalui acara
pelatihan administrasi ini tentu diharapkan semua Ketua, Sekretaris, dan
Bendahara serta anggota pada Lembaga Kemahasiswaan di STAIN Pekalongan akan
dapat menjalankan fungsinya dengan baik sehingga jalannya organisasi
kemahasiswaan baik itu BEM, HMJ, HMPS, dan UKM dapat berjalan dengan teratur
dan lebih tertata rapi serta tujuan organisasi pun tercapai.
DAFTAR PUSTAKA
Agustian, Ary Ginanjar. 2007. Rahasia Sukses Membangun
Kecerdasan Emosi dan Spiritual ESQ. Jakarta: ARGA Publishing.
Ahmadi, Mukhsin. 1990. Dasar-dasar Komposisi Bahasa Indonesia. Malang: Y3A.
Akhadiah, S. dkk. 1990. Pembinaan Kemampuan Menulis Bahasa Indonesia. Jakarta: Airlangga.
Departemen Litbang. 2002. Buku Pedoman Administrasi.
Surabaya: KMHDI.
Karyanto, U. Budi. 2007. Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi. Pekalongan: STAIN
Pekalongan Press.
Keraf, Gorys. 1994. Komposisi:
Sebuah Pengantar Kemahiran Berbahasa. Ende: Nusa Indah.
Kosasih dan Sutari, Ice. 2003. Surat-Menyurat
& Menulis Surat Dinas dengan Benar. Bandung: Yrama Widya.
Mansur, Ahmad. Pelajaran
Surat-Menyurat Indonesia. Bandung: Yayasan Pendidikan Ilmu Administrasi
Indonesia.
No comments:
Post a Comment